Systemer for kursadministrasjon

Til tross for at systemer for kursadministrasjon allerede har eksistert i mange år, er det mange som er usikre på hva slike systemer egentlig er for noe. Du er med andre ord ikke alene dersom uttrykket er helt nytt eller uklart for deg.

Før vi går ned på detaljnivå, la oss kjapt definere hva et system for kursadministrasjon egentlig er.

Hva er et system for kursadministrasjon?

Et system for kursadministrasjon er et system som kurs- og opplæringsvirksomheter bruker for å håndtere alle «back-office»-prosesser knyttet til det å levere kurs og opplæring. Noen systemer tilbyr også en del «front-end»-funksjonalitet. Vi kommer straks tilbake til dette.

Alle virksomheter som driver med kurs og opplæring benytter seg av et slik system i større eller mindre grad. Sannsynligvis gjør også din virksomhet dette, enten det er i form av en samling regneark og Word-dokumenter, eller i form av et mer avansert, fullverdig system som er utviklet spesielt for å la deg administrere kursene dere tilbyr. Det er gjerne sistnevnte vi refererer til når vi snakker om systemer for kursadministrasjon.

• Kursadministrativt system
• System for å administrere kurs
• Kurshåndteringssystem
• Kurssystem
• Kursløsning
• Administrativt system for kurs
• Training Management System (TMS)
• Training Management Solution (TMS)
• Training Management Software (TMS)

Hva gjør et system for kursadministrasjon?

Du vet allerede at det å planlegge og kjøre store mengder kurs krever mye organisering og koordinering mellom ulike mennesker og systemer. Nye kurs skal publiseres, markedsføres og selges, påmeldinger skal bekreftes, kursbevis skal utstedes, betaling skal følges opp, instruktører og lokaler skal bookes, deltakere skal påminnes om oppstart – og mye, mye mer!

Å forsøke å håndtere alt dette på tvers av ulike systemer og regneark blir fort forvirrende og rotete over tid. Dessuten øker risikoen for menneskelige feil, og du og dine kolleger kaster vekk masse verdifull tid og krefter på manuelle prosesser.

Et kursadministrativt system er designet for å være det sentrale punktet i hele kursvirksomheten din. Systemet lar deg administrere alle aspekter ved kursvirksomheten – enten gjennom sin egen funksjonalitet eller som kjernen i et nettverk av integrasjoner med dine andre virksomhetskritiske systemer. På denne måten får du til enhver tid fullstendig oversikt over hele kursvirksomheten uten å måtte bytte mellom ulike verktøy og systemer. I tillegg får teamet ditt muligheten til å jobbe mer effektivt med maksimal produktivitet til enhver tid.

Hvilke funksjoner har et system for kursadministrasjon?

I likhet med andre skyløsninger og softwareløsninger vil funksjonaliteten i et kursadministrativt system variere fra system til system.

Det er likevel noen typiske funksjoner som gjør at et kursadministrativt system blir kalt nettopp dette.

Disse nøkkelfunksjonene inkluderer:

Backend:

• Håndtering av kurs: Planlegg åpne og interne kurs, bruk sjekklister for vellykkede kursgjennomføringer, lag tester, samle inn evalueringer o.l.
• Håndtering av ressurser: Planlegg bruk av instruktører og lokaler.
• Håndtering av deltakere: Redigere deltakerinformasjon, følge opp progresjon, oppmøte og lignende.
• Oppgave- og rutineautomasjon: Send påmeldingsbekreftelser, oppfølgingsmeldinger, påminnelser o.l.
• Økonomihåndtering: Få inn og følge opp ordre, ta imot online betaling, følge opp betalinger o.l.
• Dashboard og rapportering: Få oversikt og dykk dypt ned i tallene til virksomheten din for å ta datadrevne beslutninger.
• Integrasjoner: Bygg ditt ultimate økosystem ut av dine favorittløsninger. La systemene snakke sammen.

Frontend:

• Nettsideintegrasjon: Sørg for at nettsiden din promoterer up to date informasjon om kurstilbudet ditt.
• Nettbasert påmelding: Ta imot både påmeldinger og betaling rett fra egen nettside med tilpassede skjemaer og kurskalendere.
• Kundeportal for privatkunder: La kundene dine logge inn, håndtere sine egne påmeldinger, hente ut kursbevis og oppdatere egne opplysninger.
• Kundeportal for bedriftskunder: La bedriftskundene dine logge seg inn i en helt egen portal der de kan booke sine ansatte på dine bedriftsinterne kurs, følge opp ansattes fremgang, se testresultater og kompetansebevis.
• Sikre og dokumentere læringsutbytte: Test deltakerne dine og utsted unike kurs- og kompetansebevis.
• Sikre høy kundetilfredshet: Send ut elektroniske evalueringsskjemaer og få tilbakemeldinger som du kan bruke til å forbedre kurstilbudet ditt.

Noen systemer tilbyr også funksjonalitet som man typisk finner i LMS- og/eller CRM-systemer. Det betyr likevel ikke at et TMS nødvendigvis kan erstatte slike systemer. Les mer om forskjellene mellom et kursadministrativt system og LMS og CRM her.

Ønsker du et eksempel på et kursadministrativt systems funksjonsoversikt, kan du forresten sjekke ut FrontCore’s egne funksjonsoversikt her.

Les også:  «6 funksjoner du må se etter i en kursadministrativ løsning» her.

Hvordan fungerer et system for kursadministrasjon?

De aller fleste kursadministrative systemer er SaaS-løsninger som du finner i skyen. Dette innebærer at programvaren er abonnerbar og leveres og administreres eksternt av en leverandør. Du og ditt team får så tilgang til løsningen gjennom en nettleser. Alt du trenger for å bruke programvaren er med andre ord å abonnere på tjenesten, så får du tilgang til den gjennom Internett. Her kan du lese om flere av fordelene ved å velge et TMS som er en SaaS.

Nå som du vet hva et TMS er for noe, kan det også være greit å få en forståelse for hva slags type virksomheter og hvilke roller i disse virksomhetene som kan dra nytte av å bruke et slikt system.

Hvem bruker et administrativt system for kurs?

Kort sagt er det to ulike grupper som benytter seg av programvare for kursadministrasjon: Interne opplæringsavdelinger i bedrifter og eksterne kurstilbydere.

Disse to gruppene kan deles videre inn i kommersielle kurstilbydere, nonprofit organisasjoner, høyere utdanning, formell og uformell utdanning, intern opplæring og mer. Noen driver utelukkende med å tilby kurs, mens andre har kurs som tilleggsvirksomhet.

Alle disse virksomhetstypene har ulike behov og benytter seg derfor av systemer for kursadministrasjon på ulike vis. La oss ta en titt på de fire vanligste virksomhetstypene og hvordan disse ofte bruker kursadministrative systemer.

De 4 vanligste virksomhetstypene som bruker kursadministrative systemer

Kommersielle kurstilbydere

For kommersielle kurstilbydere vil det riktige systemet for kursadministrasjon hjelpe deg med å selge flere kurs til både privatkunder og bedriftskunder. Et system for kursadministrasjon er et «must have» for enhver kommersiell kursvirksomhet som ønsker å vokse. Ved å bruke effektive verktøy for salg og markedsføring, tilby kurspåmelding på nett, effektivt håndtere påmeldinger og følge opp betalinger, vil du raskt ligge foran konkurrentene dine.

Eksempler:

• Tryg kurs
• NKI

Veldedighet og non-profit

Mange veldedige organisasjoner tilbyr kurs og opplæring til sine mange medlemmer, og kan derfor ha stor nytte av å bruke et system for å håndtere alle påmeldingene til disse kursene. I mange tilfeller vil en veldedig organisasjon også ha svært stor nytte av automatiserte påminnelser om behov for kompetansefornying og gode dashboards som viser viktige nøkkeltall for organisasjonen.

Eksempler:

• Kriminalomsorgens høgskole og utdanningssenter KRUS
• Pro Vestland Opplæringskontor

Universiteter og utdanning

Universiteter vil typisk bruke et TMS på en litt annerledes måte. For deg vil et system for kursadministrasjon fungere ypperlig til å håndtere enkeltkurs som krever utsteding av kurs- eller kompetansebevis, følge med på deltakernes fremgang, innhente påmeldinger, følge opp betaling og sende ut kommunikasjon angående kursene.

Eksempel: Universitetet i Stavanger

Intern opplæring

Mange virksomheter bruker et system for kursadministrasjon for å håndtere intern opplæring av ansatte. For deg som ønsker å gjøre dette, vil funksjonalitet knyttet til å følge opp ansattes fremgang, sertifiseringer, testresultater og lignende være til størst nytte.

Eksempel: Avonova

Tips

Dersom du er en kommersiell kursvirksomhet som tilbyr intern opplæring til ande virksomheter, finnes det kursadministrative systemer som lar deg tilby dine bedriftkunder en egen plattform der de kan logge seg inn og melde sine ansatte på dine kurs, følge opp egne ansattes fremgang, sertifiseringer, testresultater og lignende. I FrontCore kaller vi dette «Bookingmodulen».

Hvilke roller vil dra nytte av et TMS?

Et kursadministrativt system benyttes ofte av folk som har stillingstitler som kursadministrator, kurskoordinator, kursansvarlig, opplæringsansvarlig eller lignende. I mindre bedrifter hender det også at oppgavene som utføres i det kursadministrative systemet utføres av daglig leder eller andre roller som ikke jobber utelukkende med administrasjon av kurs.

I tillegg til de som daglig benytter kjernefunksjonene i det kursadministrative systemet, finnes det også en rekke andre roller og team, både internt og eksternt, som kan dra nytte av systemet. For selv om et TMS-system hovedsakelig er utviklet for «back end»-oppgaver, finner du også ofte noen «front-end» funksjoner. Dette kommer gjerne i form av brukerportaler og unike brukertilganger for roller som kun trenger tilgang til deler av systemet.

Her er noen eksempler:

Må vi være en spesiell type kursvirksomhet for å ha bruk for et TMS?

Nei. Det finnes forskjellige kursadministrative systemer som er tilpasset ulike formål. Det betyr at det finnes et system for deg der ute, uansett om du jobber i en kommersiell eller ikke-kommersiell kursvirksomhet, tilbyr intern opplæring, bedriftsinterne kurs, kurs til privatmarkedet, kurs til medlemmer, bedriftsmarkedet eller noe helt annet. I tillegg finnes det også systemer som fint kan benyttes av alle disse ulike virksomhetstypene.

Like så finnes det løsninger som passer for små kursvirksomheter, mellomstore og store virksomheter. Ofte tilbyr leverandørene ulike pakker som er velegnet for bedrifter av ulike størrelser og med ulike behov. Slike detaljer finner du gjerne på leverandørenes hjemmesider.

I tillegg vil et TMS kunne passe godt for de aller fleste bransjer og kurstyper. Med et skikkelig TMS kan du faktisk administrere alt fra oppmøtebaserte klasseromskurs til nettkurs og blandet opplæring.

I FrontCore har vi et bredt spekter av kunder på tvers av bransjer og med svært ulike kurstilbud. Tar du en titt på vår markedsportal Kursguiden.no, ser du at våre kunder tilbyr kurs i en rekke ulike kategorier og formater. Med andre ord: Din perfect match finnes garantert der ute.

Vi er en liten virksomhet. Trenger vi et TMS?

Mens store virksomheter har god nytte av TMS pga den enorme lettelsen av administrativ byrde per deltaker (som for de store virksomhetene ofte er mange), så vil et TMS være minst like nyttig for et lite selskap. Men ofte av litt andre grunner.

Faktisk er det mange små virksomheter som får spesielt god effekt av å anskaffe et TMS. Det er flere grunner til dette:

• I små virksomheter har de ansatte ofte flere roller og et bredt spekter av oppgaver. Ved hjelp av et system for administrasjon av kurs, vil de ansatte få frigjort tid til de oppgavene som faktisk får virksomheten til å vokse.
• Med mange oppgaver på få skuldre vil det ofte ikke være nok kapasitet til å utføre alle oppgaver på best mulig måte. Med gode systemer på plass vil virksomheten kunne levere høyere kvalitet både på kursleveransen og på kundeservice. Det igjen vil kunne øke inntektsgrunnlaget og åpne muligheter for å vokse ytterligere.

Et kursadministrativt system er med andre ord minst like nyttig for en liten virksomhet som for en stor virksomhet.

Det er mange grunner til at det er fordelaktig å gå til anskaffelse av et kursadministrativt system. Et system for kursadministrasjon kan hjelpe dere med en rekke ulike utfordringer, samt gi dere mange konkurransefordeler.

La oss ta en titt på hvilke utfordringer et slikt system kan hjelpe dere med, samt hvilke fordeler dere kan oppnå.

Utfordringer et system for kursadministrasjon kan løse

Noen av de vanligste utfordringene kurstilbydere møter i dag, er tidkrevende og ineffektive prosesser knyttet til en rekke aspekter av kursvirksomheten. Håndtering av påmelding og deltakere er definitivt en stor tidstyv for mange. Men vi ser også at det ofte brukes unødvendig mye tid på å oppdatere kursinformasjon på tvers av markedskanaler, inngående og utgående kommunikasjon med kunder, å ta betalt, utstede kurs- og kompetansebevis, håndtering av ressurser, testing av læringsutbytte og innhenting av evalueringer fra folk som har deltatt på kurs.

I tillegg sliter mange med at de bruker en rekke ulike systemer og dokumenter som ikke snakker sammen, og dermed får de også problemer med dobbeltarbeid og å hente ut viktige nøkkeltall som hjelper dem med å ta gode beslutninger.

Et system for kursadministrasjon kan hjelpe deg med alt dette. Gjennom automatisering av oppgaver, integrasjoner med andre systemer og optimale arbeidsprosesser i et system utviklet spesielt for å håndtere alle disse tingene, vil utfordringer som de overfor tilhøre fortiden.

Fordeler med et system for kursadministrasjon

Gevinstene og fordelene du får av å bruke et TMS er mange. Vi har derfor forsøkt å gjøre det enkelt for deg ved å lage en overordnet liste:

• Automatiser repetitivt arbeid og frigjør tid som du kan bruke på verdiskapende oppgaver istedenfor.
• Få fornøyde kunder gjennom effektiv håndtering av påmeldinger, kunder, deltakere og kurshistorikk.
• Forbedre kurstilbudet ditt gjennom kontinuerlig innhenting av kursevalueringer som gir deg grunnlag for å forbedre kurstilbudet ditt.
• Forbedre inntektsgrunnlaget ditt ved hjelp av verktøy som hjelper deg med å oppdage oppsalgsmuligheter, kjøre kampanjer, tilby kurspakker, følge opp innbetalinger og beholde inntekt selv ved kanselleringer.
• Få mest mulig ut av ressursene dine gjennom strategisk planlegging av bruk av lokaler og instruktører.
• Ta bedre virksomhetskritiske beslutninger ved hjelp av enkel tilgang til viktige nøkkeltall.

Det finnes selvfølgelig både flere og mer spesifikke gevinster, men vi tror at du skjønner greia.

Nå som vi har sett på både utfordringer et TMS kan hjelpe dere med, samt fordelene et slikt system kan gi, synes vi det er rettferdig å også nevne de mindre positive sidene.

Hva er de negative sidene ved et system for kursadministrasjon?

Det vil alltid finnes potensielle nedsider ved å gå til anskaffelse av et nytt system. Også når det gjelder systemer for kursadministrasjon:

• Det er naturligvis kostnader knyttet til både anskaffelse og bruk av et kursadmistrativt system. I de fleste tilfeller må du betale for abonnementet på tjenesten, samt en oppstartsgebyr for å komme i gang. Noen leverandører krever også at du betaler ekstra per deltaker og/eller kurs som du administrerer i systemet.
• Et Training Management System er spesialutviklet for å løse dine administrative utfordringer knyttet til kurs. Det er et såkalt best-of-breed-løsning, og vil derfor ikke dekke andre løsningsbehov du kanskje måtte ha. Du kan lese mer her om hvordan et TMS skiller seg fra andre vanlige systemer.
• Enten du bytter fra et gammelt kursadministrativt system, eller går til anskaffelse av et TMS for aller første gang: Det vil være en tilvenningsprosess å begynne å jobbe i et splitter nytt system. Ikke bare må du og teamet ditt lære dere det nye systemet, men dere må kanskje også lære dere helt nye måter å jobbe på. Dette tar både tid og krefter.

Når det er sagt, er ikke alle disse nedsidene nødvendigvis faktisk noe negativt. Spesielt ikke i et langsiktig perspektiv. Les vårt innlegg om 5 myter om kursadministrative løsninger for å se hvordan disse nedsidene egentlig kan være oppsider.

Det finnes en håndfull programvarer som mange kursvirksomheter velger å bruke for å forsøke å fylle behovene de har. Ofte overlapper funksjonaliteten i disse systemene hverandre, og noen ganger er det uklart hvilke systemer man egentlig bør bruke til hva. La oss ta en kikk på hvilke systemer som du ikke bør forveksle et TMS med, samt hvordan et TMS skiller seg fra disse systemene.

Et kursadministrativt system er ikke…

I systemer for kursadministrasjon finner du gjerne automatiserte mailutsendelser, salgsverktøy, relasjonsbyggende verktøy og lagring av kursbevis. Det betyr likevel ikke at et TMS også er et Marketing Automation system, et Learning Management System eller et Sales Management System.

Mens et system for kursadministrasjon er designet for å la deg håndtere kjernevirksomheten din, dekker det ikke nødvendigvis andre systembehov virksomheten din kanskje trenger. Nå tenker du kanskje at det hadde vært enklest å bruke ett system for å gjøre alt, men det er ikke nødvendigvis sannheten.

Faktisk lønner det seg ofte å velge ulike systemer for å håndtere forskjellige deler av virksomheten din. Da får du nemlig mulighet til å velge det beste systemet i hver kategori. Dette forutsetter selvfølgelig at du har mulighet til å knytte disse systemene opp mot hverandre.

Derfor er det viktig å presisere hva et system for kursadministrasjon ikke er, slik at du får et bedre inntrykk av hvilke andre systemer du med fordel kan integrere med ditt TMS. Her er typiske systemer som mange forveksler med og/eller forsøker å bruke som et kursadministrativt system:

• Learning Management System (LMS)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Content Management System (CMS)
• Sales Management System (SMS)
• Marketing Automation System

Det er viktig å poengtere at et TMS ofte inneholder funksjoner som du også finner i disse systemene. Ofte er dette fordi disse funksjonene er nyttige også for å administrere kurs, eller for at du enkelt skal kunne knytte funksjonen opp mot tilsvarende funksjoner i dine andre systemer.

La oss ta en titt på hvordan som er forskjellen mellom kursadministrative løsninger og de overnevnte systemene.

Læringsplattform (LMS) vs. System for Kursadministrasjon (TMS)

Er forskjellen mellom en læringsplattform (Engelsk: Learning Management System eller LMS) og et system for kursadministrasjon (Engelsk: Training Management System eller TMS) uklar for deg? I så fall kan du egentlig ikke klandres. Ikke bare høres begrepene svært like ut (spesielt på engelsk) – men mye av funksjonaliteten i de ulike systemene kan for det utrente øyet også minne om hverandre. Likevel er forskjellene mellom de ulike systemene så store at du kan møte på store utfordringer dersom du anskaffer det ene i tro om at det er det andre.

Selv om vi allerede har definert hva et kursadministrativt system er for noe, legger vi med en kortvariant her slik at det blir enklere for deg å sammenligne systemene side ved side.

• Et system for kursadministrasjon er en programvare som hjelper kurs- og opplæringsvirksomheter med å effektivisere og optimalisere kursadministrative prosesser, først og fremst for instruktørledet opplæring både fysisk og på nett.
• Et Learning Management System er en programvare som hjelper kurs- og opplæringstilbydere med å levere elæring, blant annet ved å fungere som en plattform for nettbasert innhold som deltakerne kan navigere gjennom på egenhånd.

Den mest tydelige forskjellen mellom de to ulike systemene er at et system for kursadministrasjon fokuserer på «back-office»-prosesser som de som administrerer kurs har nytte av, mens et LMS fokuserer på «front-office»-funksjoner for de som skal lære.

Ofte fokuserer et LMS på følgende tre områder:

• Skreddersydd kursdesign og opprettelse av nettbaserte kurs.
• Kursinformasjon, slik som opplastet kursinnhold, kursmateriale, påmeldinger, kursbevis og lignende.
• Sporing av fremdrift. Data om deltakernes fremdrift, verktøy for kommunikasjon mellom instruktør og deltaker for å evaluere fremgang.

Som du sikkert allerede forstår, vil mange kurstilbydere trenge både et TMS og et LMS. Spesielt dersom du tilbyr både nettbaserte og oppmøtebaserte kurs. Pass derfor på at du velger to systemer som kan snakke sammen, hvis ikke risikerer du å bruke mye tid på å taste inn samme data flere ganger i ulike systemer. Dette er noe vi i FrontCore har sett kunder av oss gjøre i mange år, noe som også er årsaken til at vi har valgt å bygge både et TMS og et LMS – som snakker sømløst sammen. Du kan lese mer om den nylanserte e-læringsplattformen vi har bygget her. 

Her er fem eksempler på andre populære LMS:

• Thinkific
• Moodle
• Canvas
• Talent LMS
• Edomo

Her finner du også en liste over topp 15 beste learning management systems, sist oppdatert høsten 2021. Den forklarer hvem de ulike LMS-ene passer best for.

Finn ut om du trenger å anskaffe både et TMS og et LMS for å dekke dine behov her.

Event Management System (EMS) vs. System for Kursadministrasjon

Et event management system, ofte kalt event management platform eller EMS, kan i mange tilfeller minne mye om et TMS. Ofte er mange av funksjonene like også. Likevel er det mye funksjonalitet som fungerer ulikt, nettopp fordi et EMS er utformet for å håndtere ulike eventtyper (f.eks konferanser, festivaler, show o.l), mens et TMS er spesialutviklet for å hjelpe deg med å håndtere kurs.

Typiske funksjoner du vil finne i et EMS er:

• Påmelding
• Billetter
• Betaling
• Planlegging av fysiske og fysiske eventer
• Gjennomføring av online eventer
• Eventmarkedsføring
• Måling av eventets vellykkethet

Her er fem eksempler på populære EMS:

• Wrike
• Eventbright
• Cvent
• Idloom-events
• Socio

Ta en titt på G2’s oversikt over ulike event management plattformer for å se kundevurderinger og sammenligne ulike EMS-systemer.

Customer Relationship Management system (CRM) vs. System for Kursadministrasjon

Et CRM-system er et Customer Relationship Management system. Et slikt system hjelper deg med å oppbevare dine kunders kontaktinformasjon på ett sted, spore interaksjoner mellom dine kunder og din virksomhet, følge opp kunder, prospekter og leads, samt bygge sterke kunderelasjoner. ET CRM-system kan også være nyttig i et remarketing perspektiv. Systemet lar deg lagre både privat- og bedriftskunders kontaktinformasjon og historikk hos dere, og er derfor ofte et viktig verktøy både for kundeservice og salg.

Sliter du med å «stay on top» med oppfølging av både nye og eksisterende kunder, kan et CRM-system være noe for deg. Når det er sagt, vil mange av gevinstene du kan hente ut av å bruke et CRM vil du også kunne få fra et TMS. Ofte er disse funksjonene mye mer tilpasset kursvirksomheter i et TMS. Her er vanlige CRM gevinster som du også vil kunne få i et TMS:

• Oppbevaring av kontaktinformasjon
• Tracking av interaksjoner
• Bygge sterke relasjoner
• Remarketing
• Alt lagret på ett sted
• Automatiske mailutsendelser og påminnelser

Ofte er det likevel nødvendig for en kurstilbyder å bruke både et CRM-system og et TMS for å få til best mulig kundeoppfølging og virksomhetsvekst. Et CRM-system har tross alt ikke alle verktøyene du trenger for å oppnå vekst med kursvirksomheten din, og har heller ikke funksjonalitet som forenkler oppgaver knyttet til å håndtere kurs, deltakere og påmeldinger.

Heldigvis er det stort sett lett å få de to systemtypene til å snakke sammen ved hjelp av integrasjoner.

Eksempler på populære CRM-systemer:

• SuperOffice
• HubSpot CRM
• Agile CRM
• Salesforce CRM
• Zoho CRM

Ta en titt på G2’s oversikt over ulike CRM-systemer for å se kundevurderinger og sammenligne ulike systemer.

Sales Management System (SMS) vs. system for Kursadministrasjon

Et Sales management system, også ofte kalt sales management software eller sales CRM, er et system som er designet for å forenkle salgsprosesser. Selgere benytter denne type systemer for å håndtere kontakter, følge opp leads, prospekter og salgsprosesser, få oversikt over egen og andres pipeline og salgsmål, spore avtaler og automatisere rutineoppgaver som hjelper dem med å få salg. I mange tilfeller vil et SMS være innebygd i et CRM, men vi finner også systemer som er helt egne SMS.

Selv om det finnes TMSer som har svært nyttige salgsverktøy, vil de sjelden kunne gjøre det samme som et SMS. Ønsker du å effektivisere salgsavdelingen din vil det optimale derfor være å ha både et SMS (eventuelt et CMS med innebygd SMS) og et TMS.

Eksempler på populære Sales Management Systemer (SMS):

• Salesforce
• HubSpot Sales Hub
• Nutshell
• Freshsales
• Nimble

Sjekk ut Software testing helps’s eksklusive liste over de mest populære Sales Management Software’s her. Her finner du også sammenligninger mellom de ulike systemene.

Kan vi integrere vårt TMS med andre systemer?

Svaret er stort sett ja. Kan du ikke det, bør du se etter et nytt TMS øyeblikkelig.

Med integrasjoner kan du nemlig få det beste fra alle verdener. Sørg for å velge et TMS som allerede har integrasjoner, er integrert med integrasjonspartnere som Zapier, eller be om å få utviklet integrasjonen når du inngår samarbeidet med ditt nye TMS-system.

I FrontCore snakker vi ofte om «Det ideelle økosystemet». Med det mener vi at du må finne den kombinasjonen av systemer som sammen kan utgjøre den største fordelen for akkurat din virksomhet. Det ideelle økosystemet vil se ulikt for alle. Men for de aller fleste kurstilbydere vil et TMS være kjernen i økosystemet. Slik bruker vi å illustrere det:

Må vi bytte ut andre systemer når vi implementerer et TMS?

Ikke nødvendigvis. Faktisk er dette svært sjeldent nødvendig.

De fleste kursadministrative løsninger kan i dag integreres med dine andre favorittsystemer. Integrasjoner gjør det mulig for deg å få ditt nye system til å snakke med de andre løsningene teamet ditt bruker.

Dersom systemet er integrert med en integrasjonspartner som Zapier, er det høy sannsynlighet for at du kan knytte det nye systemet ditt opp mot de eksisterende systemene.

Når det er sagt, er det fult mulig at du kan kutte ut gamle systemer når du implementerer et TMS. Et funksjonsrikt TMS vil kunne ta over flere prosesser som du i dag gjør i andre systemer.

Utforsker du en TMS-løsning som ikke ser ut til å kunne integreres med dine nåværende systemer, kan du høre med løsningsleverandøren om integrasjonen ligger i deres roadmap for videre utvikling. Det er også fullt mulig dere kan inngå et samarbeid for å utvikle den spesifikke integrasjonen som dere er ute etter.

Eventuelt kan du anse dette som en ypperlig mulighet til å oppdatere også andre gamle systemer til nye og bedre systemer.

Å investere i et system for kursadministrasjon koster naturligvis penger. Men hvor mye koster det egentlig, og er investeringen verdt pengene?

Hvor mye koster et kursadministrativt system?

Selv om prissider på nett kan gi deg veiledning på leverandørenes priser, kan det være vanskelig å navigere i funksjonsjungelen og forstå hva du faktisk vil få for pengene dine.

Det er heller ikke alltid leverandørene har informasjon om prisene tilgjengelig på nettsiden en gang. Vi oppfordrer deg derfor til å kontakte hver enkel leverandør for å få oppdatert, korrekt og konkret informasjon om oppdaterte priser og hva som inngår i de ulike pakkene som leverandørene tilbyr.

Når du så skal sammenligne leverandørenes priser, er det viktig å være obs på leverandørenes prisstrategi. Ikke la deg lure av en lav inngangspris. Mange leverandører har en lav inngangspris, men krever betaling per kunde eller på ulike intervaller. Selv om dette kan virke fristende, innebærer det at prisen øker parallelt med din vekst. Er målet ditt å vokse, vil løsninger med slike prismodeller kunne bli svært dyre på sikt.

Ulik prisstrategier kan medføre at prisen øker med f.eks:

• Antall funksjoner
• Antall kurs
• Antall deltakere
• Antall systembrukere
• Omsetning

Prisen på et system for kursadministrasjon vil også kunne variere avhengig av avtalelengde og om du velger å betale månedlig eller årlig. Ofte får du en bedre pris dersom du velger å binde deg over lenger tid.

Det kan være verdt å merke seg at noen tilbydere tilbyr rabatterte priser for startups eller virksomheter med lav omsetning. Ta gjerne kontakt med vår salgsavdeling for å finne ut om FrontCore kan tilby dette til din virksomhet.

Og for all del: Glem ikke den vanlige oppstartskostnaden. Dette er en engangssum som du må betale for nesten alle systemer du starter opp med. Til å begynne med føles dette kanskje som en unødvendig kostnad, men tro oss, det er det ikke. 

For med oppstartsinvesteringen betaler du faktisk for din egen suksess. I denne kostnaden ligger det gjerne både konfigurasjon av løsningen, samt opplæring i systemet.

Kort oppsummert er det viktig at du ikke bare ser på kostnaden ved å komme i gang med et system. Finn en leverandør med en prismodell som passer de langsiktige planene for virksomheten din.

Er prisen verdt det?

Det korte svaret her er «Ja».

Det er mange grunner til at det er lønnsomt å ha et eget system for å administrere kursene dine.

Selv om mange kursadministrative systemer kan virke dyre ved første øyekast, er det viktig at du sammenligner kostnaden med hva du vil tjene på å anskaffe systemet.

La oss ta en titt på hvorfor vi (og mange andre) mener det er verdt å investere i et system for kursadministrasjon.

Tid = penger

Et Training Management System sparer deg for tid. Og tid = penger. Med et TMS bruker du ikke lenger samme antall timer på administrasjon, og kan heller bruke den innsparte tiden på å forbedre kursene dine, markedsføre/selge, stå i klasserommet (og dermed holde flere kurs) etc. Med andre ord: Du sparer ikke bare ressurser, men du kan også dra nytte av disse ressursene til andre inntektsbringende oppgaver.

Her er noen eksempler på ting du kan spare tid på med et kursadministrativt system:

• Automatisert kommunikasjon. Automatisèr kommunikasjon med både deltakere, bookingansvarlige hos dine bedriftskunder og/eller egne ansatte. Len deg tilbake i stolen mens systemet kommuniserer for deg.
• Integrasjoner med andre systemer. Si farvel til dobbelttasting og slitsomme og rotete informasjonsoverføringsprosesser. Håndtèr alt fra ett sted, istedenfor å logge deg inn i mange ulike systemer for å fullføre èn og samme oppgave.
• Integrasjon med nettsiden din. Borte er de dagene der du må oppdatere informasjonen din både internt i egne systemer og på nettsiden din. Med et TMS som er integrert med din egen nettside vil kursene dine automatisk også publiseres på nettsiden din (dersom du vil, vel og merke).
• La bedriftskundene gjøre jobben selv. Har TMSet en egen bookinmodul for dine bedriftskunder, kan kundene dine booke egne ansatte på dine kurs uten at du trenger å løfte en finger.
• Alle ansatte får oversikt på ett sted. Et velutviklet system for kursadministrasjon er nyttig for en rekke roller i virksomheten din. Mens kursadministratoren kan publisere og oppdatere kurs fra systemet, kan instruktørene logge oppmøte og sende ut tester og evalueringer rett fra sytemet. Selgere kan benytte seg av systemets salgsverktøy, og markedsføreren kan tilpasse både intern og ekstern kommunikasjon. Faktureringsansvarlig kan trekke ut fakturagrunnlag, og daglig leder kan følge med på viktige nøkkeltall på dashboardet. Her er det altså tidsbesparende verktøy for alle team, og alle får god oversikt.
• Få mer gjort med samme team. Ikke behov for å ansette nye folk like ofte dersom du har et skalerbart system.
• Færre menneskelige feil. Når systemet gjør jobben for deg, slipper du å bruke tid til å rette opp feil fra den menneskelige hånd.

For noen år siden gjennomførte FrontCore et Use case der vi så på hvor mye tid vi kunne bespare kunden dersom de gikk fra sine eksisterende løsninger til FrontCore. Med FrontCore kunne selskapet bespare hele 61% tid brukt på kursadministrasjon. Regner du tiden om i penger (timelønn) vil den årlige besparelsen være verdt mye penger. Over flere år vil besparelsen kunne øke i takt med virksomhetens vekst. Dette kan være realiteten også for din virksomhet.

Inntektsbringende funksjonalitet

Noen kursadministrative systemer har også inntektsinnbringende funksjoner. Eksempler på dette kan være:

• Mulighet for å invitere kontakter til å delta på kurs.
• Salgsverktøy som sporer opp potensielle oppsalgsmuligheter for deg.
• Mulighet for å påminne tidligere deltakere om at tiden er inne for å fornye et kompetansebevis.
• Mulighet for å utstede tilgodelapp ved kansellering.
• Mulighet for å tilby gunstige kurspakker og/eller kjøre kampanjer.

Mulighet for å ta høyere pris

Ved å benytte et TMS vil både kundeservicen din og tjenestetilbudet ditt kunne øke drastisk i kvalitet. Høy kvalitet i din kursleveranse og topp kundeservice vil skape gode kundeopplevelser og positiv word of mouth. Det innebærer at folk også blir villige til å betale mer for det du tilbyr, og du kan dermed ta bedre betalt for det du driver med.

Kutte ut andre systemer

Noen ganger vil anskaffelse av en løsning for kursadministrasjon medføre at dere kan kvitte dere med systemer dere bruker og betaler for fra før av. Ved å håndtere oppgavene i ditt TMS vil du kunne spare månedlige summer som du ellers ville brukt på andre systemer.

Les også: Slik setter du riktig pris på kurset ditt.

Hvilken Return Of Investment kan jeg forvente å få fra et TMS?

Vi skjønner at du ikke vil ta vårt rungende «ja» for god fisk. Derfor oppfordrer vi deg til å gjøre en utregning av din virksomhets mulige ROI ved anskaffelse av et kursadministrativt system.

Men hva er egentlig ROI? Hvorfor bør du regne ut dette, og hvordan gjør du egentlig utregningen?

Jo. ROI stor for Return of Investment. Investopedia definerer ROI som «Et resultatmål som brukes til å evaluere avkastningen på en investering eller for å sammenligne avkastningen til en rekke forskjellige investeringer. For å beregne ROI deles fordelen (avkastningen) av en investering på kostnaden for investeringen; og resultatet uttrykkes som en prosentandel eller et forhold.»

Det finnes flere grunner til å regne ut ROI når du vurderer å kjøpe et system for kursadministrasjon:

1. Du finner lettere ut av om investeringen i systemet vil være verdt det.
2. Det blir lettere å sammenligne systemer basert på mulig gevinstutbytte.
3. Det blir enklere å følge opp om dere faktisk har fått til å hente ut de planlagte gevinstene på et senere tidspunkt.

Formelen for å kalkulere ROI er følgende:

ROI = (Gain of Investment) – (Cost of Investment) / (Cost of Investment)

Ofte kan det oppleves som litt mer vrient å regne ut hva dere vil kunne tjene (Gain of Investment) kontra hva det vil koste dere å anskaffe en løsning (Cost of Investment).

Her gjelder det å kartlegge prosessene dere har i dag og sammenligne disse med hvilke besparelser og inntjeninger dere kan oppnå med det nye systemet. Ta en titt på forrige avsnitt for å få inspirasjon til utregningene dine, og/eller ta kontakt med tjenesteleverandøren for å spørre om de kan hjelpe dere med beregningene.

Tips

FrontCore jobber med å utvikle en egen kalkulator som du kan bruke for å regne ut din ROI med FrontCore. Meld deg på vårt nyhetsbrev her for å få denne tilsendt når den er ferdig utviklet.

Hvor raskt kan jeg forvente at mitt TMS leverer ROI?

Det tar litt tid å komme ordentlig i gang med et nytt system. Det betyr også at det vil ta litt tid før virksomheten din vil oppleve full ROI av systemanskaffelsen. Men hvor lang tid bør du forvente at det vil ta før ditt nye TMS leverer ROI?

Vi anbefaler deg at du og teamet ditt sammen lager et estimat for hvor mye tid dere vil bruke det første året på å komme 100% i gang med løsningen. Mest sannsynlig vil dere kunne hente ut gevinster ganske tidlig, men full ROI vil dere ikke merke før dere har lært dere å jobbe effektivt i systemet og benytte alle systemets fordeler til det fulle. Vær realistiske i estimatet deres. Husk å ta følgende til vurdering:

• Tiden det tar å lære systemet: Hvordan er teamets IT-kompetanse? Hva slags opplæring tilbyr leverandøren? Hvor mye tid har de ansatte å avse for opplæring?
• Tiden det tar å sette opp systemet: Hvor lang tid vil det ta før løsningen er fullstendig satt opp og klar til å brukes?
• Tiden det tar å optimalisere: Hvor lang tid tar det før dere har fått optimalisert alle prosesser og henter ut systemets mulige gevinster?

Trenger dere hjelp med denne vurderingen, anbefaler vi dere å kontakte tjenesteleverandøren for å få hjelp med å gjøre dette estimatet. De kjenner godt til sitt eget system og har erfaring med kunder som ligner din virksomhet og kan dermed hjelpe deg med å lage disse estimatene.

Er det en grense på antall deltakere vi kan ha i et kursadministrativt system?

Det kommer an på systemet og leverandørens prismodell. Hos noen leverandører kjøper du pakker med et begrenset antall deltakere, mens hos andre må du betale ekstra per deltaker du har i systemet. Det finnes også løsninger som ikke har begrensninger på antall deltakere overhode.

Ønsker du et skalèrbart system som du kan beholde i flere år med vekst, kan det lønne seg å gå for sistnevnte variant.

I FrontCore har vi ingen begrensninger på antall deltakere. Vi vil at virksomheten din skal kunne vokse med systemet, og det reflekteres også i vår prismodell. Se oversikt over våre priser her.

Er du usikker på om din virksomhet trenger et system for kursadministrasjon? Vi har tidligere skrevet blogginnlegget «7 tegn på at du trenger et system for kursadministrasjon», men noen ganger er det enklere å bruke en sjekkliste. Kan du krysse av for mer enn to av punktene i sjekklisten nedenfor, så trenger du sannsynligvis et TMS.

Sjekkliste: Er dere klare for et system for kursadministrasjon?

1. Påmeldinger kommer inn til oss via e-post.
2. Teamet vårt må registrere deltakere på kursene våre manuelt.
3. Vi har ineffektive prosesser knyttet til utstedelse av kursbevis, gjensending av kursbevis og/eller bruker et påmeldingssystem og et kursbevissystem som ikke snakker sammen.
4. Vi benytter oss av mange ulike systemer og dokumenter for å håndtere kursvirksomheten. Disse snakker ikke sammen og vi må derfor plotte inn samme informasjon flere ganger.
5. Vi taper mye penger på kanselleringer.
6. Vi mangler rask innsikt i data og nøkkelindikatorer som er nødvendig for å kunne ta gode beslutninger.
7. Vi må manuelt følge opp deltakere med påmeldingsbekreftelser, påminnelser, utsendelse av kursmateriell, kursbevis og lignende.
8. Vi mangler gode løsninger for oppfølging av bedriftskunder og deres ansattes kurshistorikk hos oss.
9. Vi bruker mye tid på å følge opp utgående og inngående kommunikasjon med kursdeltakere.
10. Vi har kronglete, manuelle prosesser knyttet til flytting av informasjon fra påmeldingssystem til fakturasystem.
11. Det er mange mennesker involverte i vår kursleveranse, og vi bruker mye tid på å følge opp hvem som skal gjøre hva, planlegging av ressursbruk, påminnelser og oppfølging av oppgaver.
12. Vi bruker mye tid på å oppdatere kursinformasjon i markedsføringskanalene våre.
13. Personinformasjon lagres i mange ulike systemer og dokumenter, og vi har egentlig liten oversikt over hvor den flyter rundt.
14. Vi mangler innsikt i hva deltakerne våre egentlig synes om kursene våre, samt hvilken kompetanse de sitter igjen med etter fullført kurs.
15. Vi mangler gode løsninger for å effektivt kunne markedsføre og selge kurs til kunder vi allerede har i vår egen database.

Hvilket system for kursadministrasjon er det beste?

Dette er litt som å spørre: «Hvilken bil er den beste bilen?».

Det kommer an på om du er ute etter en familiebil, en bil som skal imponere potensielle partnere, en bil som kun skal brukes i byen, eller en bil som skal kjøre offroad.

Det beste systemet er det systemet som gjør det du trenger at det gjør. Og selv om alle TMSer har viktige fellesnevnere, er det også viktige forskjeller.

Vi kommer tilbake til hvordan du finner det systemet som er best for deg lengre ned i artikkelen. Men her er en oversikt over noen systemer som det kan være lurt å utforske:

• FrontCore (Surprise?)
• Administrate
• Training orchestra
• Access Planit
• Arlo

Ønsker du flere alternativer kan du sjekke ut softwaresider som G2’s Training Management Software-oversikt, eller Capterra’s Training Software-oversikt. Velger du å bruke disse anbefaler vi deg å gjøre litt nøye research, for løsningene som ligger i disse kategoriene er ikke nødvendigvis løsninger utviklet spesifikt for kursadministrasjon.

Hvordan velger vi riktig system for oss?

Det trenger ikke være komplisert å finne et system som passer din virksomhet. Likevel er det viktig å ta et gjennomtenkt valg, slik at dere ender opp med et system som kan vokse med dere og som vil fungere for teamet ditt i mange år fremover. Ingenting er mer frustrerende enn å implementere et system som du senere må bytte ut fordi dere ikke tok dere tid til å gjøre et nøye valg.

Vi har tidligere laget en 5-stegs prosess som du bør gjennom for å sikre deg riktig system. Her er en kjapp oppsummering av den:

1. Analyser virksomhetens behov
2. Lag en kravliste
3. Finn alternativer
4. Gjør evalueringer av topp 3 systemer
5. Ta et valg

1. Analyser virksomhetens behov

Det første dere bør gjøre er å avklare hvilke behov virksomheten din har.

Inkluder gjerne kolleger som også skal bruke systemet, gjerne også andre avdelinger slik at dere kan diskutere hvordan disse skal jobbe sammen.

2. Lag en kravliste

Deretter må dere kategorisere:

• Hvilke funksjoner er «must have»?
• Hvilke funksjoner er «nice to have»?

Det kan også være en idè å undersøke om noen av funksjonene dere trenger allerede er tilgjengelig for dere gjennom andre systemer dere allerede bruker.

3. Finn alternativer

Med en komplett kravliste er du klar til å gå videre til neste trinn. Nå er tiden inne for å finne noen potensielle systemleverandører.

Et kjapt Googlesøk på «Kursadministrasjon» eller «Training Management System» vil kunne gi deg noen alternativer.

Lag gjerne en liste med noen aktuelle kandidater som du ønsker å undersøke ytterligere.

4. Gjør evalueringer av topp 3 systemer

Nå som du har fått finalistene dine ned på papiret, gjelder det å finne ut om de matcher kravlisten din. Sannsynligvis sitter du igjen med et par aktuelle kandidater, og nå bør du bruke tiden på å utforske disse ytterligere.

Selv om nettsiden til de ulike leverandørene kan gi deg en innføring i hvilken funksjonalitet de ulike systemene har, er det lurt å teste systemet før man bestemmer seg. De aller fleste leverandører tilbyr i dag en gratis prøveperiode, så dette burde ikke være vanskelig å få tilgang til.

I tillegg til en prøveperiode kan det være lurt å få en produktdemo. Gjennom en demo vil en produktekspert få innsikt i hva dine behov er og dermed vise deg hvordan løsningen kan tilfredsstille akkurat disse behovene. Du slipper å rote rundt i en fremmed løsning uten å forstå hvordan ulik funksjonalitet kan hjelpe virksomheten din, og du slipper å bla gjennom lange PDF-sider med produktinformasjon. Gjennom en demo får du muligheten til å stille spørsmål, slik at du kan forsikre deg om at løsningen faktisk inneholder den funksjonaliteten som du har på kravslisten din.

Les også: Lær hvordan du bør forberede deg til en systemdemo

5. Ta et valg

Har du gjort et grundig arbeid frem til nå, bør du nå sitte med et par systemer som du tror vil kunne passe bra for din virksomhet.

Da er tiden inne for å be om avtaleforslag fra toppkandidatene dine. Husk å se på ting som:

• Pris
• Importmuligheter (dersom du ønsker å flytte informasjon inn i det nye systemet)
• Mulige implementeringstidspunkter
• Mulig ROI. Klikk her for å finne ut hvordan du regner ut ulike systemalternativers ROI.
• Integrasjonsmuligheter
• Avtalelengde
• Mulighet for spesialtilpasninger

Men husk: Her er det fort gjort å gå i en felle. Mange velger den billigste løsningen til tross for at denne ikke presterer best på punktene oppgitt i kravslisten. På sikt kan dette bli mye dyrere og mer tidkrevende enn å velge riktig løsning på første forsøk. Sørg for at løsningen du velger faktisk oppfyller kravene dine og som vil gi deg høyest mulig ROI.

Har du gjennomgått disse fem stegene, bør du nå stå igjen med en løsning og et tilbud som passer din virksomhet.

Kan vi teste et kursadministrativt system gratis?

Mange kurstilbydere tilbyr gratis prøveperioder og/eller gratisversjoner av systemet. Dette er perfekt dersom du er usikker på om du trenger et system eller lurer på hvilket du skal velge. Test gjerne flere parallelt, så får du et godt sammenligningsgrunnlag.

Husk også at noen systemer er svært omfattende, og at det ofte kan lønne seg å få en demo slik at du best mulig får testet hver krik og krok av systemet.

Det er tross alt et viktig valg du skal ta, og du ønsker å forsikre deg om at du velger det systemet som er best for akkurat din virksomhet.

Hvilke funksjoner er de viktigste å se etter når du skal velge et kursadministrativt system?

De viktigste funksjonene er de funksjonene du trenger for at virksomheten din skal nå sine mål.

Dette finner du ut av i steg 1 og 2 i 5-trinnsprosessen beskrevet under «Hvordan velger vi riktig system for oss?».

Det er for øvrig verdt å nevne at det gjelder å ikke være fullstendig «funksjonsblind». Med dette mener vi at du ikke nødvendigvis skal være for opphengt i spesifikke funksjoner, men være åpen for nye måter å løse oppgaver på.

La oss ta et eksempel.

Kursgiganten AS har et kursadministrativt system fra før av, men det er selvutviklet og dyrt å drifte. De ønsker derfor å finne et skybasert system som de kan abonnere på.

I sitt selvutviklede system har de noen nyttige LMS-funksjoner [Lenke til sammenligning lenger opp i artikkelen]. De ønsker å finne et kursadministrativt system som har samme funksjonalitet. De utforsker to systemalternativer.

Alternativ A:

Systemet har innebygd LMS-funksjonalitet.

Alternativ B:

Systemet har ingen innebygd LMS-funksjonalitet, men er integrert med flere Best-of-breed LMSer.

Hadde Kursgiganten AS vært funksjonsblinde, hadde de her utelukket alternativ B og øyeblikkelig gått for alternativ A. De hadde tenkt at det enkleste er å gjøre alt på ett sted, fordi det er det de var vant til.

Men fordi Kursgiganten her ser muligheten til å heller kombinere to systemer som er best av sin art, for så å knytte disse sammen ved hjelp av en integrasjon, vil de sitte igjen med større gevinster. De får det beste systemet for å administrere kurs, i tillegg til det beste systemet for å designe nettbaserte kurs. Det innebærer at de kan levere bedre nettkurs enn noen gang tidligere, samtidig som de får alle de administrative lettelsene som et TMS kan bringe.

Med andre ord: Se etter det systemet som bringer dere nærmere målet deres. Ikke vær låst i gamle arbeidsmønstre og troen på at èn funksjon ikke kan erstatte en annen. Vær åpen for nye måter å jobbe på – Det vil gjøre det enklere å hente ut gevinstene fra et hvert system dere måtte velge.

Hvordan får jeg mine kolleger og ledere til å forstå at vi trenger et TMS?

Du, og kanskje også noen av kollegaene dine, kjenner daglig på utfordringer knyttet til måten dere jobber på. Dere er smertelig klar over at dere har behov for et nytt system. Men kanskje er noen av kollegaene dine uenige – De liker ikke forandring, og de mener at dere kan overleve slik dere jobber i dag. Og så er det sjefen din, da. For å kunne gå videre og anskaffe et nytt system, må du få sjefen om bord også. Det er jo tross alt han som skal betale.

Vi har laget noen forslag til hva du kan gjøre for å overbevise både teammedlemmer og sjefen om at et nytt system er veien å gå.

1. Tydeliggjør utfordringene deres i konkret verdi
2. Rettferdiggjør investeringen
3. Sammenlign med virksomhetens andre investeringer
4. Team opp/Allier deg med kolleger
5.  

1. Tydeliggjør utfordringene deres i konkret verdi

Uansett om du forsøker å overbevise daglig leder, bedriftseieren eller en mellomleder – Å snakke om tall er definitivt veien å gå. Ledere tilbringer mye tid på å se på rapporter og budsjetter, og som ved ethvert prosjekt, vil de være opptatt av dette når det kommer til å løse dine utfordringer også.

Istedenfor å argumentere med at et nytt system vil «spare deg for mye tid», bør du derfor fokusere på hvor mye tid du kaster bort på ulike oppgaver med nåværende løsning.

La oss si at du i dag tilbringer i snitt 10 minutter per deltaker som melder seg på kursene deres via e-post eller telefon. Dere gjennomfører årlig to kurs i uka, med unntak av fem ferieuker. På hvert kurs har dere 15 deltakere.  Følger du regnestykket nedenfor, tilsvarer dette 235 timer brukt på deltakerregistrering.

Hva så med tid brukt på publisering av kurs på tvers av deres kanaler? Eller på utsteding av kurs- og kompetansebevis? Eller oppfølging av bedriftskunder, omregistrering av deltakere eller innhenting av kursevalueringer?

Gjør du slike utregninger for flere av deres tidkrevende arbeidsprosesser, vil du fort komme fram til et stort antall timer som dere kan bespare ved å anskaffe et system for kursadministrasjon. En god idé kan være å gå gjennom denne sjekklisten for å se typiske prosesser som du kan begynne å regne på.

Utregning:

52 uker – 5 = 47 uker

47 uker x 2 kurs = 94 kurs totalt i året

94 kurs x 15 deltakere = 1410 deltakere i året

1410 deltakere z 10 min registrering = 14100 minutter i registrering = 235 timer registrering

2. Rettferdiggjør investeringen

Et kursadministrativt system kan, som vi har vært inne på, koste en del. Men kostnaden av å ikke ha et kursadministrativt system kan faktisk være mye høyere. For hvilken utgift er gjerne høyere enn systemanskaffelse? Arbeidskraft.

I mange tilfeller kan riktig system spare en virksomhet for minst èn, om ikke flere, årslønner. Det betyr ikke nødvendigvis at bedriften bør kvitte seg med ansatte, men det innebærer at dere ikke trenger å ansette noen nye i nærmeste fremtid, eller at dere kan bruke arbeidskraften på noe langt mer inntektsbringende enn administrasjon.

Et resultat av dette er at avkastningen av investeringen kan bli svært positiv.

La oss se på et eksempel igjen.

Se for deg et selskap med 2 personer som bruker all sin tid på håndtering av påmeldinger og deltakere. Des henger etter på grunn av manuelle registreringer og oppfølgingsprosesser, så selskapet vurderer å ansette 2 ekstra ansatte. La oss si at hver nye ansatt koster 600 000 per år. Det tilsvarer 1,2 millioner i årlige tilbakevendende kostnader som kan bespares av et kursadministrativt system som kan gjøre de eksisterende ansatte langt mer produktive i stedet. Så for eksempel, hvis den nye programvaren koster 50.000 i året (Dette tilsvarer en FrontCore Pro-pakke), så er det tydelig hvilke besparelser systemet kan gjøre for selskapet over tid.

Vi har også allerede vært inne på ROI knyttet til investering i kursadministrative løsninger. Ved å beregne ROI vil det kunne bli lettere for teamet ditt å rettferdiggjøre en investering som dette.

3. Sammenlign med virksomhetens andre investeringer

I likhet med tips nr 1, kan det å sammenligne investeringen av et system for kursadministrasjon med andre investeringer som selskapet gjør. Dette vil være spesielt effektivt dersom sjefen eller kollegaene dine oppfatter programvare som en nødvendig onde istedenfor veien til suksess.

Investerer virksomheten din i maskiner, lokaler, utstyr, reiser eller lignende, kan du sammenligne disse investeringene med anskaffelse av programvare. For en kursvirksomhet før nemlig et system for kursadministrasjon være den mest naturlige investeringen av dem alle. Dessuten kan en investering i riktig system vil være fordelaktig for virksomheten i mange år fremover.

4. Team opp/Allier deg med kolleger

Sannsynligvis er du ikke alene om å kjenne på utfordringene knyttet til dagens system eller arbeidsprosessene dere har i dag. En god idé er å få med deg kollegene dine når du går gjennom tips #1. De har garantert noen nyttige innspill, og sammen stiller dere sterkere mot den eller de dere skal overtale.

Hvordan kjøper vi et TMS, og hvordan kommer vi i gang med et systemet?

… Og hvor lang tid tar det egentlig å komme i gang? Tar implementeringen lang tid? Dette er kanskje spørsmål du sitter på nå.

Mens de aller fleste leverandører av slike løsninger lar deg kjøpe løsningen på dagen, er ikke dette en fremgangsmetode vi anbefaler.

Når du skal anskaffe et nytt system som skal håndtere kjernen av kursvirksomheten din, bør du gå gjennom en nøye beslutningsprosess for å sikre deg det systemet som passer best for din virksomhet. En slik prosess kan kjennes tidkrevende, men husk: Det er enda mer tidkrevende å bytte system gjentatte ganger fordi du ikke valgte riktig system første gang. Du bør med andre ord være sikker på at du velger riktig system når du inngår en avtale med en systemleverandør.

Når du har funnet riktig system, er det vanlig å inngå en avtale med systemleverandør.

Ved avtaleinngåelse blir man gjerne enige om en oppstartsdato. Dette er dagen dere skal være klare for å begynne å bruke systemet til det formålet dere har anskaffet det for.

Frem til oppstartsdato er det potensielt en rekke ting som skal (eller bør) skje:

• Utvikling av funksjoner. Noen ganger er utvikling av spesifikke funksjoner en del av avtaleinngåelsen. Før oppstartdatoen er det vanlig at leverandøren ferdigstiller all nødvendig videreutvikling av systemet.
• Konfigurering. Leverandøren må sette opp og konfigurere systemet etter den avtalen dere har inngått. Dette kan innebære å aktivere spesifikke funksjoner, deaktivere unødvendige funksjoner og lignende.
• Overføring av data fra tidligere systemer. Har du et tidligere system eller dokumenter med informasjon som du ønsker å ta med videre inn i ditt nye system? Da bør du bruke tid på å importere disse dataene i forkant av oppstarten deres.
• Opplæring. For at dere skal få til å hente ut alle gevinster av det nye systemet, er det viktig at dere har god kjennskap til hvordan ting fungerer. Det er vanlig å ha èn eller flere gjennomganger med en kundekonsulent som hjelper dere med å sikre deres systemkompetanse.
• Utforsking. I etterkant av opplæringen er det viktig å anvende den nylige tilegnede kunnskapen, slik at den ikke er glemt innen deres oppstartsdato. Vi oppfordrer derfor alle til å utforske systemet og teste ulike funksjoner i en demo-bruker i forkant av oppstart.
• Oppsett. Sett opp ulike brukere til dine ansatte i systemet. Lag maler til kurs, meldinger og lignende. Integrer systemet med dine andre systemer.

Som du nå sikkert forstår, vil tiden det tar å komme i gang variere veldig avhengig av en rekke faktorer. For de mindre funksjonsrike systemene vil oppstarten være i gang i løpet av få klikk, mens for de mer funksjonsrike systemene vil prosessen se mer ut som den beskrevet overfor. Det er med andre ord ikke en eksakt svar her. Men vi oppfordrer dere til å bruke godt med tid i denne tidlige fasen, slik at dere får alle de gevinstene dere har drømt om.

Har dere allerede et kursadministrativt system, men ønsker å bytte? La oss ta en titt på hva du bør tenke på når du planlegger å gjennomføre en slik bytteprosess.

Hvordan bytter vi TMS?

Å bytte fra ett kursadministrativt system til et annet kan kanskje virke mer komplisert enn det faktisk er.

Vi har allerede vært inne på hvilke steg du bør ta i forkant av byttet, så la oss heller se på hvordan selve byttet vil se ut.

Kort sagt vil et systembytte innebære at du sier opp din nåværende avtale, samt signerer en ny avtale med din nye systemleverandør. Her er det lurt å tenke på timing. Når du skal bytte system, kan det lønne seg å time oppstart av det nye systemet på noen lunde samme tidspunkt som avtalen din med forrige systemleverandør utgår. På denne måten slipper du å betale for flere systemer over lengre tid.

Pass bare på at du rekker å eksportere all data du ønsker å ta med deg videre til det nye systemet ditt. La oss ta en titt på hvordan du gjør dette i neste avsnitt. 

Hvordan flytter vi alle dataene våre fra ett TMS til et annet?

Når du bytter fra ett system til et annet, er det naturlig at du ønsker å ta med deg data fra det gamle systemet inn i det nye. Du oppbevarer jo tross alt masse viktig informasjon om kursene og kundene dine i systemet.

For å sikre en smidig overgang mellom systemer, er gode eksport- og importmuligheter viktig. Forhåpentligvis har du eksportmuligheter i systemet du bruker i dag, slik at du enkelt kan hente ut informasjonen du ønsker å ta med deg videre.

Likeså bør du ha valgt et nytt system som gir deg muligheten til å importere den samme informasjonen. Og har du valgt et system med dubletthåndtering sikrer du også at du blir kvitt duplikater gjennom denne prosessen.

Og når vi først er inne på å bli kvitt ting: Et systembytte er den perfekte muligheten til å kvitte deg med data du egentlig ikke trenger å ta med deg videre. Gjøre en nøye overveining av hvilke data du egentlig trenger å ta med deg inn i det nye systemet. Ta en skikkelig vårrengjøring av databasen din, slik at dubletter, feil og unyttig data kan bli igjen i fortiden.

Hvordan finner vi ut om våre favorittfunksjoner også finnes i det nye systemet?

Dette bør du finne ut av i steg 4. «Gjør evalueringer av topp 3 systemer» i fremgangsmodellen ved systemanskaffelse. Har du en favorittfunksjon i deres gamle system, kan du gjennom en demo og/eller gratis prøveperiode utforske om din potensielt fremtidige løsning har den samme funskjonen.

Her er det likevel verdt å nevne funksjonsblindhet igjen. Det er ikke alltid andre systemer vil ha den eksakt samme funksjonen som du likte så godt i det gamle systemet ditt. Men kanskje har de noe bedre, eller en annen måte å ta deg til samme mål? Synes du det er vanskelig å finne ut av på egenhånd, anbefaler vi deg å høre med systemleverandøren ang den spesifikke funksjonen. Stort sett er de veldig behjelpelige med å forklare deg hvordan du kan løse samme utfordring på en mer hensiktsmessig måte.

Er du klar for reisen videre?

Forhåpentligvis har du nå fått en bedre forståelse av hva systemer for kursadministrasjon er og hvordan de kan hjelpe din kursvirksomhet med å oppnå suksess.

Ønsker du å utforske om FrontCore kan være det riktige systemet for din kursvirksomhet? Her er fire alternativer for deg:

• Les mer om FrontCore kursadministrasjon her
• Se hva våre kunder har å si om FrontCore
• Book en demo med en produktekspert for en gjennomgang av systemet her
• Få 30 dagers gratis tilgang og test systemet selv her

Har du mot formodning fortsatt ikke fått svar på det du lurte på om systemer for kursadministrasjon? Send inn ditt spørsmål til oss her, så hjelper vi deg mer enn gjerne med hva enn du måtte lure på.