6 funksjoner du trenger i en kursadministrativ løsning

Er du på jakt etter et kursadministrativt system, men er usikker på hva du skal gå for? Eller har du allerede en løsning, der du føler at noe mangler?

Før du begir deg ut på jakten mot en løsning for kursadministrasjon, kan det være lurt å vite hva du trenger av funksjoner og hvordan dette vil være en fordel for din virksomhet og deltakere. Uavhengig av volumet eller kompleksiteten på ditt opplæringstilbud, kan et kursadministrativ system høyst sannsynlig skape suksess. Dersom du benytter deg av et system for å administrere kurs, med de riktige funksjonene, vil dette være tidsbesparende og ikke minst lønnsomt i lengden.

I dette blogginnlegget vil jeg presentere 6 verktøy du bør prioritere når du skal velge din kursadministrative programvare.

LES OGSÅ: 5 steg ved valg av løsning for kursadministrasjon

Full deltakeroversikt

Først og fremst vil jeg anbefale deg å velge et system med full oversikt over dine kursdeltakere. Dersom du for øyeblikket har en komplisert løsning, der du manuelt administrerer dine deltakere, ville jeg absolutt tatt en revurdering.

Deltakeradministrasjon som en del av løsningen kan blant annet hjelpe deg å se oversikt over alle påmeldte deltakere, som automatisk genereres gjennom et webintegrert påmeldingssystem. Et webintegrert system, vil si at at løsningen er integrert direkte inn i deres nettside. Du vil også kunne se oversikt over deres betalingsinformasjon, fremtidige kurs med bookinstatus, og ha en automatisk ventelistefunksjon. Det vil også være enklere å ta kontakt med hver enkel deltaker på e-post, om det skulle være noe.

Dette vil gi deg en fullstendig oversikt over bestillingsstatus per kurs. Det gir deg enkel tilgang til forretningsforhold på antall kurs og deltakere.

LES OGSÅ: Hvordan får du flere deltakere? FrontCore-teamet deler sine beste tips

Digitalt påmeldingssystem

Det kan være hensiktsmessig å ha en påmeldingsløsning integrert i sin kursadministrative løsning. En digital påmeldingsløsning integrert og tilpasset din nettside, vil gjøre det enkelt for potensielle deltakere å melde seg på dine kurs. Det vil drive inntekter i form av økte bestillinger, som et resultat av en brukervennlig bookingopplevelse.

Å ha et komplisert påmeldingsskjema kan i verste fall føre til at du skremmer bort potensielle deltakere til å melde seg på dine kurs. Dette svekker kursinntektenes potensiale.

Gjennom mange webintegrerte påmeldningssystemer kan du enkelt tilpasse designet og layouten til løsningen, slik at det skaper en helhet med din merkevare og nettside. Dette bygger deres merkevare, og dermed også tillitt. I tillegg kan påmeldingssystemene ofte tilpasses for både PC, nettbrett og mobil. Dette skaper en positiv kundeopplevelse og øker rekruttering av deltakere.

Scan Learn har et godt eksempel på et digitalt påmeldingssystem tilpasset deres nettside:

LES OGSÅ: 8 tips for å finne riktig påmeldingssystem til dine kurs

Mulighet for flere betalingsalternativer

Det vil også være en fordel å tilby flere betalingsalternativer. Ikke fullførte bestillinger er et voksende problem innen digital handel. En vanlig årsak til dette er at kundene ikke tilbys «riktig» betalingsmåte. I følge Statista ble 75,6 prosent av alle nettbetalinger forlatt i første kvartal av 2018. I 2017 spurte Postnord nordiske konsumenter om hvor viktig det var for dem at de ble tilbudt ulike betalingsalternativer ved netthandel. I undersøkelsen svarte 72 prosent at det var litt eller veldig vitkig.

Det vil derfor åpenbart være en fordel å velge et system som gir deg en viss valgfrihet når det gjelder type betalingsmuligheter. Å tilby kunden flere betalingsmuligheter å velge i, øker konverteringen av deltakere. For millioner av mennesker er elektroniske betalinger det viktigste alternativet, i og med at mange forbrukere i større grad benytter seg av mobil for å utføre betalinger, som et resultat av teknologiske fremskritt.

Velg å anskaffe et administrasjonssystem som tilbyr både kortbetaling og faktura som betalingsalternativer gjør du hverdagen enklere for både deg selv og kunden. Fordelene ved kortbetalingen er at inntektene for kurset kommer inn før kurset finner sted, og det vil ikke være noe ekstra administrasjonsarbeid for deg. Dersom kunden skulle foretrekke å betale med faktura kan fakturainformasjonen sendes automatisk til ditt faktura. Dette vil gjøre det enklere for deg å følge med på betalingsstatusen til dine deltakere.

Ved å velge et system som inkluderer betalingsløsning og fakturafunksjon vil dette redusere tid i administrasjonen i form av mindre fakturering og betalingsinnkreving, samt redusering av svinn når det gjelder ikke-betalte avmeldinger rett før kurs.

Unngå å flytte ordre fra reservasjonssystem til fakturasystem. Et automatisk betalingssystem sender ordre direkte inn i kundenes betalingssystem ved inkommende bookinger, og viser en tydelig oversikt over fakturerte, utestående og mottate beløp.

LES OGSÅ: Modernisert og mobilvennlig betalingsløsning

Automatisk utsendelse av kurs- og kompetansebevis

Har du i dag et seperat system for booking, et innefektivt diplom system, eller ikke et system overhode? Unngå ineffektive prosesser i form av utsendelser av bevis samt innsamlig av personlig informasjon, bilder, nødvendig dokumentasjon og/eller scanning av signaturer om dine deltakere. Skaff et system som gjør dette gjennom e-onboarding. Denne løsningen vil sikre enkel tilgang til all info på hver enkelt deltaker.

Styrk bedriftens merkevare ved å utarbeide tilpassede kursbevis digitalt.

Dette vil være tidsbesparende gjennom effektiv produksjon og distribusjon.

LES OGSÅ: 5 grunner til at du bør velge en skybasert kursadministrativ løsning

Få et system på dine rutiner

Kommunikasjon er en viktig faktor ved det å drive en virksomhet med flere involverte. En rutinefunksjon som en del av din kursadministrative løsning gjør det enklere for deg å kommunisere med deltakere, roller, brukere og instruktører. Ved å sette opp meldinger i forkant kan du sende ut nødvendig infomrasjon rundt dine kurs gjennom SMS og e-post.  

Ved å tilegne seg en løsning der du kan koordinere, automatisere, og kartlegge kommunikasjon rundt dine rutiner, øker du produktiviteten og vil dermed øke bedre og effektiv kundeservice i det lange løp.

Ved å automatisere administreringen av rutiner som følger med det å drive kurs, frigjøres tid i organisasjonen, og du kan prioritere å bruke den på mer verdisakpende oppgaver. Dette skaper fordeler for deltakerne i flere punkter av kundereisen.

LES OGSÅ: De 3 største utfordringene kurstilbydere står overfor

Anonyme og digitale evalueringer

Sender du ut manuelle kursevalueringer i papirform etter endt kurs? Digitaliserte kursevalueringer sparer deg både for rot, unødvendig papirarbeid og ikke minst miljøet.

Det kan være frustrerende å samle inn en haug av evalueringer fra alle deltakere som har deltatt på dine kurs. Du kan risikere lav svarprosent, da mange ikke prioriterer å bruke tid på å gi en tilbakemelding. Kursdeltakere kan i verstefall unngå å svare ærlig, da en ofte vurderer instruktøren og gir evalueringen direkte til instruktøren etterpå.

Skaff deg en løsning som sender ut automatiske evalueringer til alle deltakere digitalt. I mange løsninger kan deltakeren selv velge om anonymitet. Evalueringene er enkle å håndtere i ettertid da alt er samlet på ett sted. Dette vil spare deg for en haug av administrativt arbeid, og ikke minst deltakerne for ekstra bry.

LES OGSÅ: Hvordan få flere kundeomtaler

En komplett alt-i-ett-løsning

Våkne fra det manuelle marerittet, og skaff deg en kursadministrativ løsning for å oppnå en mer effektiv og kompatibel virksomhet. En god kursadministrativ programvare gir deg og teamet ditt oppdatert data, og forenkler og automatiserer oppgaver, slik at de får myndighet til å prioritere mer tid på verdiskapende oppgaver.

FrontCore tilbyr alt du trenger for en effektiv og automatisert kursadministrativ hverdag. Les mer om løsningen HER.

Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den: