Hvordan forberede deg til en system-demo

Å velge riktig system for kursadministrasjon er viktig og kan spare deg og bedriften din for mye tid. Å gjennomføre en eller flere system-demo er en viktig del av å velge riktig kursadministrativ løsning for din kursbedrift. Det kan derimot være vanskelig å vite hva man burde ha på plass før man deltar på en system-demo. Vi har derfor laget en oversikt som tar deg gjennom de viktigste tingene du bør forberede før en produktdemonstrasjon for å få mest mulig ut av tiden du investerer i prosessen!

Før vi setter i gang lurer du kanskje på hva en system-demo er for noe? Kort fortalt er system-demo er en demonstrasjon av hvordan et system eller løsning skal forenkle, løse eller effektivisere ett problem eller en utfordring som bedriften har. Disse demonstrasjonene blir normalt gjennomført ved at selger først lærer bedriften å kjenne når det kommer til drift. Etter en prat for å bli bedre kjent vil selger snakke litt om FrontCore og løsningen, deretter fremvises løsningen og hvordan den kan brukes i din bedrift. 

Det er viktig å huske på at en produktdemonstrasjon ikke er det samme som produktopplæring. Du vil ved kjøp av hvilken som helst programvare selvfølgelig få god innføring og opplæring i alle systemer og funksjoner. Demonstrasjonen er kun en verktøy for å få mer informasjon om systemet for å ta en god kjøpsbeslutning. De fleste systemer, og i hvert fall kursadministrative løsninger, inneholder alt for mye funksjonalitet til at dette er mulig å gjennomgå i løpet av en 45-minutters demonstrasjon.

Nå som du vet litt mer om hva en system-demo er, og hva det innebærer, la oss komme i gang med hvordan du forbereder deg til en!

1. Identifiser dine behov og systematiser disse

Det første og viktigste steget du bør gjennom før en demonstrasjon av løsningen, er å identifisere og systematisere dine behov. Dette er viktig både for at du skal vite hva som er viktigst for deg i et kursadministrativt system, og for å gjøre utvelgelsesprosessen enklere for deg!

For å identifisere og artikulere behovene programvaren burde dekke, begynn med å tenke over din bedrift og daglige administrative oppgaver dere har. Det er viktig å sette opp en liste over spesifikke programvarefunksjoner bedriften din «må ha», og funksjoner det er «fint å ha». På denne måten kan behovene rangeres etter viktighet og det blir lettere å sortere ut tilbydere.

Når dine viktigste behov er identifisert, kan det videre være lurt å sette opp en oversikt over behovene i et skjema så du kan sammenlikne de forskjellige leverandørene. Det kan være vanskelig etter å ha vært gjennom et par-tre demoer, å huske spesifikke detaljer fra hver presentasjon. Dette gjør det vanskelig å sammenligne de på en objektiv og god måte. Hvis du lager et skjema der du plotter inn en poengscore på viktige behov for hver tilbyder, kan du både bedre huske hver enkelt tilbyder sin presentasjon, men også sammenligne flere på en oversiktlig måte.

2. Fortell selgeren om dine behov på forhånd

Selgere vil gjerne hjelpe sine prospekter med å løse utfordringer de har i bedriften. Derfor er det viktig å fortelle om hva disse problemene innebærer så de kan skreddersy demonstrasjonen til dine behov. Dess mer selgerne vet om dine behov, jo bedre kan de kommunisere hvordan programvaren kan hjelpe gjennom sin system-demo. For eksempel, hvis du synes funksjonelle evner ved programvaren er det viktigste, så kan selgeren bruke mest tid på å demonstrere dette!

I tillegg til dine spesifikke behov, er det nyttig for selgerne å vite hvor mange kurs og deltakere bedriften har gjennom et år. Dette hjelper selgerne å forstå hvor mye administrativt arbeid din bedrift har. Hvordan bedriften kommuniserer med deltakerne er også viktig, fordi det sier noe om hvilke funksjoner som trengs for å gjøre dette på en mest mulig smidig måte.

3. Velg ut riktig folk fra din bedrift

Det er viktig å ha med riktig folk med når dere har avtalt en system-demo. Å velge fra flere deler av bedriften slik at alle kan få muligheten til å vurdere modulene de kommer til å bruke på en daglig basis.

Om flere fra bedriften ikke har mulighet til å delta på demoen er det viktig å først finne ut hvilke avdelingene som er involvert i prosessen (for eksempel marked, økonomi, kursadmin.). Deretter burde det lages en liste over behovene til alle avdelingene som inkluderes i listen over behov fra punkt 1.

4. Forbered spørsmål du ønsker svar på under demoen

Er det spesielle funksjoner i den kursadministrative løsningen du trenger? Bruk gjerne system-demoen til å se hvordan dette fungerer. Det enkleste er å sende selgeren spørsmålene du har eller funksjonene du ønsker å se, så de kan inkorporere dette i demonstrasjonen. Det er spesielt viktig å ha et åpent sinn når det kommer til funksjoner du trenger. Husk: leverandører kan ha innovative måter å automatisere prosessene dine på.

5. Ha fokus på brukervennlighet under demonstrasjonen

Suksessen din med et nytt programvaresystem er avhengig av din evne til raskt å kunne oppdatere og begynne å bruke systemet. Demonstrasjonen er din beste sjanse til å se om programvaren gir deg denne muligheten! Imidlertid er det noen viktige punkter du bør tenke på når det kommer til brukervennlighet, og vi har laget en liste over disse under.

Det er derimot lurt å hold et åpent sinn når det kommer til nye måter å gjøre ting på. Ikke forvent at den nye programvaren din skal se og fungere akkurat som det eksisterende systemet ditt. Selv om ditt nåværende system har en spesifikk funksjonalitet med et gitt navn, kan den nye systemet ha et annet navn for dette eller kanskje løse det på en helt annen måte!

6. Debrief etter endt system-demo

Er dere flere fra bedriften som har deltatt på en system-demo? Bruk gjerne 15-30 minutter etter endt demonstrasjon for å snakke om løsningen. Dette kan hjelpe til med å få frem flere aspekter ved presentasjonen ikke alle fikk med seg, og tydeliggjøre inntrykket alle sitter igjen med. Det kan være lurt og bruke denne tiden til å fylle ut skjemaet med scorene på hvert behov.

Kjøpere forbereder seg ofte ikke godt nok til demoen og hjelper ikke selgeren med informasjon de trenger for å gjøre jobben sin. Hvis du gjør en grundig jobb med å identifisere dine behov, forteller selgeren om disse behovene på forhånd og lager en oversikt over hva du vil gjennomgå i demonstrasjonen, vil du unngå kostbare programvarevalgfeil. I tillegg vil du få mye mer ut av demonstrasjonen!

Mye gjennomgås på kort tid i en produktdemo, og det kan være vanskelig å finne ut om løsningen passer til akkurat din bedrift bare basert på den ene presentasjonen. Derfor kan det være lurt å be om å få prøve løsningen gratis slik at du kan teste funksjonene du nettop er blitt vist, og kan prøve deg fram litt selv også! Er du interessert i vår kursadministrative løsning? Prøv den helt gratis ved å klikke her! 

Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den: