Hvordan lage en god sjekkliste for kurs og arrangementer

Har du noen gang tenkt: «Dette må jeg huske å gjøre!» uten å huske å gjøre oppgaven i etterkant?

Sannsynligvis. Og du er ikke alene. Vi mennesker har ofte en overdreven tro på vår egen hukommelse. Noen ganger har dette ingen følger, mens andre ganger blir resultatet mye verre.

Vi i FrontCore vet at kurstilbydere, foredragsholdere og arrangører har mye å tenke på. Det er mye som skal på plass både før, under og i etterkant av et kurs og et arrangement. For å levere den kvaliteten som du har lovt deltakerne dine å levere, kan det derfor være lurt å bruke en sjekkliste.

I denne artikkelen kan du lese om hva en sjekkliste egentlig er, hvorfor du bør bruke sjekklister, hva du bør ha med i sjekklisten din, samt hvordan du kan lage din egen sjekkliste.

Vi har også utformet en sjekkliste mal i Excel som er perfekt for kurs og arrangementer. Sjekkliste mal i Excel for kurs og arrangementer kan du laste ned her.

​Hva er en sjekkliste?

En sjekkliste er en liste med ting som kreves, skal gjøres, og/eller vurderes. Sjekklister brukes til å redusere menneskelig svikt ved å kompensere for begrensninger som finnes i det menneskelige minnet. Listen kan være enkel, f.eks en «To-do»-liste med gjøremål, eller være mer avansert og inkludere andre faktorer – f.eks. ansvarlig for gjøremålene, frister, utfyllende beskrivelser og lignende.

Hvorfor bruke sjekkliste?

Det finnes mange grunner til å bruke sjekklister:

• Du kan ikke huske på alt. Det er helt menneskelig. Med en sjekkliste slipper du å glemme ting som er viktig å huske på for å levere det du har lovet.
• Mangler og feil vil kunne avdekkes tidsnok og rettes opp i forkant av kurset.
• Sjekklisten samler alle oppgaver på ett sted og er oversiktlig å følge (i motsetning til haugevis av post-it-lapper som flyter utover pulten).
• Du vil føle deg bedre forberedt og bli trygg på at du kommer til å leve opp til deltakernes forventninger.
• Ting blir gjort. Med en sjekkliste vil du kontinuerlig kunne følge opp hvordan du og eventuelle andre ligger an og ha oversikt over hva som gjenstår av arbeid.
• Sjekklister gir mestringsfølelse og en følelse av å ha gjort noe viktig. Kjenn den gode følelsen for hvert punkt du sjekker av på listen!
• Felles sjekklister gir felles forståelse. Ved å utforme og bruke sjekklistene i fellesskap, vil alle involverte ha oversikt og samme forståelse av hvem som skal gjøre hva, hvilke frister som må overholdes og hva som må gjøres.
• Sjekklister fører til vellykkede kurs, og vellykkede kurs fører til fornøyde kunder!

Hva bør du ha med i en sjekkliste?

Hva du bør inkludere i sjekklisten din, avhenger selvfølgelig helt av hva du lager en liste for. Selv mellom ulike type kurs og arrangementer vil punktene kunne variere veldig. Sjekklisten til et kranførerkurs vil ikke være lik sjekklisten for et kurs i sinnemestring. Felles er likevel at de aller fleste kurs krever oppgaver før, under og etter kurset.

Nedenfor finner du et eksempel på sjekkpunkter som kan være med i en typisk sjekkliste for kurs og arrangementer. Her er kurstilbyder en ekspert på sosiale medier som skal holde kurs for nybegynnere i Instagram-markedsføring:

Før kursstart

• Finne og booke lokaler
• Markedsføre kurset i alle sosiale medier
• Legge ut kurset på kursguiden.no og egen hjemme side
• Hente nøkler til lokalet
• Bestille mat
• Klargjøre kursbevis til deltakere
• Sende ut påminnelse-SMS til påmeldte deltakere
• Oppdatere PowerPoint-presentasjon
• Klargjøre lokalet/møterommet for kurs
  • Sette stoler og bord i bue
  • Klargjøre prosjektor og PC for presentasjon

Under kurset

• Føre tilstedeværelse/fravær
• Dele ut kursbevis

I etterkant av kurset

• Rydde lokalet
• Levere nøkler
• Sende ut oppfølgingsmail og spørre om vurderinger
• Fakturere
• Invitere deltakerne til oppfølgingskurs via e-post.

I tillegg til ulike sjekkpunkter, kan det være lurt å avklare hvem som har ansvaret for oppgaven, frist for oppgaven, status på gjennomføring og eventuelle viktige kommentarer/beskrivelser.

Å lage egen sjekkliste

Hvordan lage sjekkliste? Det finnes mange ulike måter å lage sjekklister på. Selv om du fint kan lage lister på papir, vil en elektronisk sjekkliste oppleves som mye mer praktisk for de aller fleste. En elektronisk liste kan du åpne på mobiltelefonen, nettbrettet og PC uansett hvor du befinner deg. I tillegg kan du også dele sjekklisten i skyen, slik at kollegaene dine også får tilgang til den. På denne måten vil hver og en kunne krysse av sine oppgaver etter hvert som oppgavene blir fullført, og alle involverte vil ha kontinuerlig oversikt over fremgangen.

Elektronisk sjekkliste mal

En elektronisk sjekkliste kan du lage på mange ulike måter. Det er blant annet mulig å lage sjekkliste i Excel, sjekkliste i Word, og til sjekkliste i PowerPoint.

Ønsker du en sjekkliste med avkrysningboks for hvert punkt i listen? Dette kan være enn litt vrien greie å få til dersom du ikke har spesielt gode Office-kunnskaper. Heldigvis har vi laget en sjekkliste mal i Excel med avkrysningspunkter, som er spesielt godt egnet for kurs, arrangementer og foredrag. Last ned sjekkliste mal i Excel her.

Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den: