En god onboarding kan være forskjellen mellom en vellykket ansettelse og høy turnover. I en onboardingsprosess ønsker man å integrere den nyansatte på arbeidsplassen, der man introduserer personen for det faglige fellesskapet og det sosiale arbeidsmiljøet. I forståelsen av kulturen og arbeidsoppgavene, er opplæring avgjørende – dette er selve kjernen av onboarding og noe vi dypdykker i i denne artikkelen.
Hva er onboarding?
Onboarding er prosessen med å integrere en ny medarbeider på arbeidsplassen, der man introduserer personen for det faglige og det sosiale arbeidsmiljøet i bedriften.
Formålet med onboarding er at den nyansatte skal komme raskt inn i den nye rollen sin. Dette har betydning for hvor effektiv den er i arbeidsoppgaver, i tillegg til hvor godt den trives på arbeidsplassen. God onboarding er med andre ord avgjørende for at den nyansatte blir i rollen sin gjennom hele prøveperioden.
Onboarding oppsummert i 6 C-er
Professor og forsker innenfor onboarding, Tyla N. Bauer, har definert et rammeverk som identifiserer de mest kritiske elementene ved en god onboardingsprosess. Denne er kjent som «De 6 C-er» og er bygget opp rundt prosessen fra start til slutt.
Compliance
Innføring i regler og rutiner, for eksempel HMS og personalreglementet, der man sørger for den nyansatte er bevisst om de juridiske og policy-relaterte reglene.
Connection
Legger til rette for mellommenneskelige relasjoner ved å tilby fadder- eller mentorordninger og inviterer til sosiale arrangementer.
Clarification
Gjennomgang av rollen, hvor man definerer KPI-er, definerer ansvar og avklarer forventninger til hverandre.
Culture
Sørger for at det er klarhet i hvilke verdier bedriften har og hvilke ønsker man har til kulturen på arbeidsplassen.
Confidence
Bygger mestringsfølelse gjennom positive og løpende tilbakemeldinger og veiledning. Man bygger også gradvis ansvar i samme prosess.
Check-back
Oppfølging i etterkant av onboarding og inn i det normale ansettelsesforholdet gjennom jevnlige evalueringer og tilbakemeldingsmekanismer.
Prosessen av onboarding fra start til slutt
Man gjenkjenner det teoretiske perspektivet til Bauer i den praktiske listen over hvilke elementer man bør gjennomgå i sin onboardingsprosess. Få det fulle overblikket i oversikten under.
Preboarding
Før onboarding er det viktig å ta kontroll over hva som kalles preboarding. Dette er perioden fra kontrakten er skrevet under til første arbeidsdag, og denne perioden bør du utnytte til å dele nyttig, praktisk informasjon om første arbeidsdag samt relevante nyheter om arbeidsplassen.
Lag en plan og fiks det praktiske
Før den nyansatte møter opp første arbeidsdag, er det nyttig å lage en plan for hvordan onboardingsprosessen vil se ut. Planlegg alle møtepunkter og lag en liste over alt det praktiske utstyret den nyansatte trenger (PC, smarttelefon, osv.) før første arbeidsdag.
Bruk Learning Management System i onboarding
Når du skal planlegge opplæringsprosessen kan du sette sammen engasjerende kurs i vår digitale læringsplattform (LMS). Her får du et komplett kursredigeringsverktøy der du kan integrere videoer, bilder, tekst og quizer direkte i opplæringskursene dine, hvilket hever brukeropplevelsen. Verktøyet lar deg ikke bare effektivt administrere all din e-læring, men kan også integreres med FrontCore kursadministrasjon der du enkelt administrerer andre tiltak knyttet til opplæring eller upskilling.
Fadderordningen
Fadderordningen, der en erfaren ansatt hjelper den nyansatte med å bli kjent med bedriften og de ansatte, er gull verdt i onboardingsprosessen. Dette kan for eksempel være en person fra et annet team som kan hjelpe med både faglige spørsmål og sørge for at personen blir inkludert i det sosiale fellesskapet.
Opplæring i det faglige
På første arbeidsdag, bør du inkludere den nyansatte i onboardingsplanen og dele all praktisk informasjon med personen. Dette inkluderer fadderordning, verktøy, portaler og faglig informasjon.
Introduksjon til det sosiale
Arbeidsmiljø og kultur er en annen viktig del av første arbeidsdag som den nyansatte bør bli introdusert for. Sosiale aktiviteter eller korte lunsjmøter er gull verdt når den nyansatte skal knytte bånd med sine nye kolleger.
Oppfølging og støtte
Kontinuerlig støtte og gjennom hele onboardingsprosessen er kjempeviktig. Dette gir mulighet for at både du og den nyansatte kan gi regelmessig feedback, imøtekomme utfordringer og tilpasse opplæringen.
Onboarding sjekkliste
Før den nyansatte begynner
Som allerede nevnt innledningsvis er det sentrale oppgaver som må håndteres før den nyansatte starter. I listen nedenfor finner du en oversikt over praktiske gjøremål som må krysses av før første arbeidsdag.
- Presentasjon av ny medarbeider: Sørg for at alle medarbeidere er bevisst på at en ny medarbeider starter og presenter gjerne grunnleggende informasjon om personen i forkant.
- Klargjøre arbeidsplass og relevante verktøy: Sørg for at PC og smarttelefon ligger klar til bruk på skrivebordet til den nyansatte, i tillegg til at personen får en notatblokk, en penn og lignende. En velkomstgave som en plante eller blomster er også en god idé.
- Ordne tilganger: Det er også viktig at personen blir registrert i alle systemer og portaler som dere bruker på arbeidsplassen. Dette inkluderer HR- og lønnssystemer samt eventuelle prosjektstyringsprogrammer. Ikke glem e-posten heller!
- Planlegge første arbeidsdag: Lag en god plan for hvordan første arbeidsdag og gjerne også første arbeidsuke skal se ut. Legg opp til flere introduksjonsmøter og workshops i løpet av uka, men sørg også for at det er luft i kalenderen for løs prat over kaffemaskinen, egentid ved skrivebordet og samtaler med fadderen.
På første arbeidsdag
Dagen er kommet for å implementere onboardingsplanen, hvor du legger til rette for at den nyansatte får en god første arbeidsdag og en innholdsrik første uke på arbeidsplassen.
- Motta medarbeideren: Det er ikke bare den nyansatte som skal gjøre et godt førsteinntrykk på dagen – det er også viktig at du, kollegene og kontoret imponerer. Møt derfor opp i god tid og sørg for at kontoret ser fint ut.
Å starte dagen med frokost kan være en god idé, der du presenterer den nyansatte for teamet etterpå og setter i gang med den praktiske onboardingen (portaler, systemer, telefon, e-post, osv.)
I de første 30 dagene
Den første måneden i den nye jobben er selve kjernen av onboardingsprosessen. Her blir den nyansatte introdusert for alle arbeidsoppgaver og begynner opplæringen som er nødvendig for å lykkes i stillingen.
- Introduksjon til arbeidsoppgaver: Alle arbeidsoppgaver skal bli presentert til den nyansatte, fra praktiske, daglige oppgaver til større, overordnede ansvar som personen må ha oversikt over.
- E-læring og opplæring: En sentral del av onboarding er opplæring. Dette kan være spesifikk opplæring i digitale systemer eller portaler, men også innføring i teorier eller metodikker og generell kunnskapsutvikling.Mange bedrifter benytter seg av e-læring til denne fasen, spesielt når opplæringen strekker seg over lang tid og er knyttet til kompetanse- og kunnskapsbygging. E-læring kan nemlig gjennomføres hvor og når som helst på en digital læringsplattform. Det er derfor fleksibelt og enkelt å tilpasse både den nyansattes og mentorens kalendere.
- Digitale systemer og portaler: Sjekk at alle tilganger fungerer som de skal og at den nyansatte forstår alle systemene, fra HR-portalen til e-posten.
- Administrative og brannregulative innføringer: En viktig del av onboardingen er knyttet til HMS, innføring i brannregulering og andre tiltak knyttet til personalreglement.
- Sosialt nettverk: Sist, men ikke minst bør det være en prioritet å sikre at personen trives på arbeidsplassen. Dette er et felles ansvar og noe nærmeste sjef, fadder og kolleger bør forsikre seg om løpende.Hvis det er sosiale grupper, arrangementer eller annet bør den nyansatte bli invitert til dette så fort som mulig.
Hvorfor er onboarding viktig?
Ifølge HR Norge er onboarding utslagsgivende for produktivitet og jobbtilfredshet. Hvis man som nyansatt får en god opplæring og blir tatt gjennom en solid onboardingsprosess får man mer fornøyde medarbeidere som er selvsikre og har klarhet i hvilken rolle man har og de forventningene som stillingen bærer med seg.
Et sentralt poeng er at fornøyde medarbeidere har en direkte påvirkning på presentasjoner, effektivitet og lavere turnover. Derfor er opplæring og onboarding avgjørende hvis man vil sikre en forutsigbar ansettelse som bærer frukter både fra et sosialt og et forretningsmessig perspektiv.
Dermed er det viktig at du som arbeidsgiver investerer i solide verktøy som tilfører verdi til onboardingsprosessen. Et slikt verktøy kan være en digital læringsplattform som nyansatte kan bruke til e-læring. Dette er et effektivt system som bidrar til at opplæringen forblir morsom, givende og produktiv – og som i siste ende gavner onboarding og turnover.
Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den:
0 kommentarer