Hva er et webinar, og hvordan organiserer man et vellykket arrangement på nett?

Konseptet webinar er nokså nytt, men har virkelig økt i popularitet de siste årene og tatt over for mange fysiske events og seminarer. Særlig etter coronapandamien, hvor det aller meste var nødt til å gjennomføres digitalt, fikk mange øynene opp for webinar-formatet. Kanskje ikke så rart med tanke på de mange fordelene. Men hva er egentlig et webinar? Og ikke minst; hvordan gjennomfører man et vellykket arrangement på nett? 

 

Hva er et webinar og hvordan fungerer det?

Selve ordet webinar er en forkortelse for «web-based seminar», altså en interaktiv presentasjon som holdes over internett. Det betyr at deltakere kan følge med på presentasjonen live fra hvor som helst i verden, så lenge de har tilgang til internett. Med andre ord var dette banebrytende, da de første webinarene ble annonsert. Nå kunne man plutselig følge med på et seminar fra sin egen stua, mens man tidligere kanskje måtte reise i timevis for å kunne delta. 

I tillegg får man i et webinar flere funksjoner, som hadde krevd mye utstyr og logistikk hvis man i hele tatt skulle hatt noe tilsvarende i et fysisk seminar. Webinaret kan for eksempel inneholde elementer som videoforedrag, lysbildefremvisninger, sanntidschat, avstemninger og spørsmålsrunder, som gir en dynamisk og engasjerende opplevelse for deltakerne. Det finnes velutviklede verktøy som kan brukes for å gjennomføre webinarene knirkefritt. For eksempel har Zoom, Microsoft Teams, eller spesialiserte webinarplattformer som GoToWebinar blitt flittig tatt i bruk til dette formålet. 

 

Fordelene med å holde et webinar

Som vi allerede har vært inne på, er fordelene med å holde et webinar er mange. Her skal vi gå litt nærmere inn på dem. 

1. Rekkevidde

Webinaret kan som sagt nå et globalt publikum uten behov for reise eller organisering av fysiske lokaler. Deltakere kan logge på fra hvor som helst i verden, noe som bryter ned alt som heter geografiske barrierer, og åpner opp for en større og mer mangfoldig publikumsgruppe. Dette gjør det altså mulig å nå deler av målgruppen som ellers ikke kunne deltatt på grunn av reisevei, kostnader eller travel timeplan. Webinaret er også skalerbart på en helt annet måte enn et fysisk arrangement, med tanke på det man kan håndtere alt fra noen få til tusenvis av deltakere. Dette gjør formatet like egnet for små nisjer som store massemarkeder.

2. Kostnadseffektivitet og fleksibilitet

Å holde et webinar er kostnadseffektivt både den som arrangerer og den som deltar, da det ikke er behov for reise, overnatting eller mat. Det er også lett å gjøre opptak av webinaret. Da kan de som ikke kunne delta live, se innholdet på et senere tidspunkt som passer dem. Denne fleksibiliteten gjør det mulig for folk som for eksempel sitter i andre tidssoner å delta.

3. Interaktivitet

Vi har alle vært der. Det er tidlig på morgenen, og selv om foredragsholderen snakker om noe spennende er det vanskelig å følge med etter hvert som timene går. Uansett hva man skal formidle, er interaktivitet alltid et godt hjelpemiddel – særlig hvis man skal dele mye informasjon om et emne. Webinarer tilbyr en høy grad av interaktivitet gjennom verktøy som spørreundersøkelser, Q & -segmenter og chatfunksjoner. Deltakere kan stille spørsmål og få svar umiddelbart, og det er lettere å legge til rette for en dynamisk og engasjerende opplevelse. 

4. Målbarhet

En annen av de store fordelene med webinarer er målbarheten. Det er lettvint å hente inn data om deltakeratferd, engasjement og tilbakemeldinger som kan brukes til å forbedre fremtidige webinarer. Mange webinarplattformer tilbyr omfattende analyser om deltakerens engasjement, som hvor mange som deltok, hvor lenge de så på, og hvilke deler av webinaret som var mest engasjerende, og så videre. Disse dataene kan igjen brukes til å skreddersy kommunikasjon i etterkant, samt fremtidige markedsføringskampanjer. 

Les mer om fordelene ved digital læring her. 

 

Hvordan lage et webinar?

God planlegging

God planlegging er avgjørende for et vellykket webinar. Start med å definere formålet med webinaret og identifisere hvem som er målgruppen din. Deretter må du velge en passende dato og tid, helst basert på hva som er målet med arrangementet og hva som er mest praktisk for din målgruppe. Sett opp en detaljert agenda og planlegg innholdet nøye. Agendaen bør inkludere tidspunkter for ulike segmenter som viktige deler av presentasjonen, spørsmål og svar, og eventuelle pauser. 

Det kan også være lurt å tenke over hvor du skal være. Skal du sende webinaret fra hjemmekontoret, eller trenger du å låne et rom eller kontor? Mange foretrekker å stå når de skal presentere, så det kan være lurt å planlegge de praktiske detaljene rundt oppsettet ditt. 

 

Utstyr

Med tanke på at webinaret er et digitalt arrangement, er det visse krav til utstyr som må være plass. Det er viktig at du i forkant forsikrer deg om at alt fungerer som det skal. Når det kommer til selve presentasjonen er det kjedelig hvis tekniske problemer blir et hinder. 

Datamaskin

En kraftig datamaskin med god internettilkobling er helt essensiell. Sørg for at maskinen har tilstrekkelig prosessorkraft og RAM til å kjøre alle nødvendige applikasjoner samtidig uten forsinkelser.

Stabil internettforbindelse

En stabil og rask internettforbindelse er også veldig viktig. Noen anbefaler å ha en kablet tilkobling fremfor Wi-Fi for å sikre jevn overføring av lyd og bilde.

Webkamera og mikrofon

Dersom datamaskinen ikke har et godt innebygd webkamera, kan du gå til anskaffelse av et HD-webkamera. Dette gir et klart og skarpt bilde, noe som bidrar til en bedre opplevelse for deltakerne. Det samme gjelder mikrofon. En ekstern mikrofon, som en USB-mikrofon eller en kondensatormikrofon, vil vanligvis gi bedre lyd enn den innebygde mikrofonen på datamaskinen.

Nødvendige programvarer

Velg en robust webinarplattform som passer til dine kriterier, og sørg for å ha installert og oppdatert eventuelle programvarer. Dette gjelder uansett om du velger Zoom, Microsoft Teams, GoToWebinar og WebinarJam. Gjør deg også gjerne kjent med funksjonene og brukergrensesnittet til plattformen før webinaret.

God belysning og profesjonell bakgrunn

God belysning er viktig for å sikre at alle deltakerne kan se deg tydelig. Naturlig lys er ofte best, men hvis det ikke er tilgjengelig, kan du bruke ringlys eller andre profesjonelle lys. Sørg for at bakgrunnen er både profesjonell og ryddig. Mange plattformer tilbyr også virtuelle bakgrunner som kan brukes hvis du ikke har tilgang til en godt egnet bakgrunn.

Innhold 

Innholdet ditt er selve kjernen i webinaret, og det er det folk har logget seg på for å få med seg. Det er derfor helt essensielt at det er relevant, interessant, engasjerende og samsvarer med det du har markedsført det som.

Bruk gjerne en kombinasjon av ulike elementer som tekst, bilder, videoer og interaktive verktøy for å holde engasjementet oppe underveis. Forbered også nødvendig materiale på forhånd, som for eksempel lysbilder og eventuelle dokumenter som skal deles. Sist men ikke minst er der lurt å gå igjennom presentasjonen et par ganger i forveien, så vet du at alt går som det skal. 

 

Hva skal til for å lage et vellykket arrangement på nett? 

For å gjennomføre et vellykket nettarrangement kreves det at flere faktorer klaffer samtidig. Et godt webinar består ofte av en kombinasjon av godt, engasjerende innhold og en sterk formidlingsevne. Samtidig er det viktig at alt det tekniske fungerer som det skal. 

Riktige markedsføringsaktiviteter 

Dersom du følger listen vår for hvordan du lager et webinar, er du godt rustet. I tillegg er det et ekstra element som vi ikke har nevnt enda, nemlig markedsføringen. 

Markedsføring er avgjørende for å trekke deltakere til webinaret ditt. Et godt utgangspunkt for å begynne med markedsføringen av arrangementet ditt, kan du for eksempel sende ut invitasjoner til potensielle deltakere via e-post og nyhetsbrev. Det er også en god idé å markedsføre webinaret på sosiale medieplattformer som Facebook, LinkedIn, Twitter og Instagram. Lag engasjerende innlegg og bruk relevante hashtags for å nå et bredere publikum. Hvis du vil ta det et steg videre kan du også sette opp en egen landingsside på nettsiden din med informasjon om webinaret og et påmeldingsskjema. 

 

Hvordan FrontCore’s kursadministrasjon gjør det lettere å lykkes med ditt webinar

Hos FrontCore tilbyr vi en omfattende løsning for kursadministrasjon, som forenkler både organiseringen og gjennomføringen av webinarer som en del av kurs- og opplæringstilbudet ditt. Med vår kursadministrasjon kan du blant annet administrere registreringer, markedsføre webinaret effektivt, og sende automatiserte påminnelser. Ved å bruke FrontCore’s kursadministrasjon, kan du fokusere på innholdet og leveringen, mens systemet håndterer mange av de tidkrevende administrative oppgavene.

Dessuten kan vi i FrontCore hjelpe til å gjøre webinaret ditt synlig. Vi hjelper nemlig bedriften din med å få kursene dine oppdaget av rett publikum gjennom markedsføring på Norges ledende markedsplass for kurs, Kursguiden.no.

Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den: