Hvordan lagre personopplysninger på en forsvarlig måte?

Personopplysninger er en viktig del av enhver virksomhet og lagring av personopplysninger er derfor noe man sjelden kommer unna. Likevel følger det et stort ansvar med lagringen av denne informasjonen. For å sikre at personopplysninger håndteres på en forsvarlig måte finnes lovverket GDPR (General Data Protection Regulation), som setter klare krav til hvordan personopplysninger både skal behandles og beskyttes. Vi forklarer hva GDPR omfatter og hvordan man lagrer på en forsvarlig måte. 

Hva er GDPR?

GDPR, eller General Data Protection Regulation, er en lovgivning fra EU som trådte i kraft 25. mai 2018. Den har som mål å styrke personvernet og beskytte individers personopplysninger innen EU og EØS. GDPR stiller strenge krav til hvordan bedrifter og organisasjoner samler inn, lagrer, og bruker personopplysninger. Brudd på GDPR-lovgivningen kan føre med seg saftige bøter og dessuten skade bedriftens omdømme. Med andre ord bør det være i alles beste interesse å følge disse kravene til punkt og prikke!

Du kan lese mer konkret informasjon om GDPR på  GDPR-info.eu og hos Datatilsynet.

Hva vil GDPR si for bedrifter?

For din bedrift betyr GDPR at du må være klar over hvilke personopplysninger du samler inn, hvorfor du samler dem inn, hvordan de lagres, og hvordan de brukes. Kort forklart vil det si at du er nødt til å ha følgende på plass:

• Du må ha et lovlig grunnlag for å samle inn og behandle personopplysninger.
• Du må gi tydelig informasjon til personer om hvordan deres data brukes.
• Du må sørge for at personopplysninger er sikret mot uautorisert tilgang og datalekkasjer.
• Du må gi personer rett til å få tilgang til, korrigere, og slette sine data.

Hva karakteriseres som personopplysninger? 

Med persondata, eller personopplysninger, menes opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, enten det gjelder hans eller hennes private, profesjonelle eller offentlige liv. Noen av de vanligste formene for persondata som virksomheter samler inn, er blant annet navn, bilde, telefonnummer og e-post-adresser.

I tillegg regnes opplysninger om atferdsmønstre som personopplysninger. Med atferdsmønstre menes for eksempel hva noen handler, søk på nettet og hvilke nettsider en person har klikket seg inn på.

Det finnes også personopplysninger som kategoriseres som sensitive og som dermed krever mer beskyttelse enn vanlige personopplysninger.

Hva er personvern?

Personvern handler om retten til et privatliv og kontroll over disse personopplysningene. Denne rettigheten er beskyttet av både Den europeiske menneskerettighetskonvensjonen (EMK) og Grunnloven.

EMK artikkel 8 og Grunnloven § 102 sikrer at enhver har rett til respekt for sitt privatliv, familieliv, hjem og kommunikasjon. På et overordnet samfunnsnivå innebærer det at man skal kunne handle fritt uten innblanding fra staten eller andre. Personvern er også essensielt for demokratisk deltagelse, da frykten for misbruk av personopplysninger kan hemme politisk aktivitet og samfunnsengasjement.

Guide til forsvarlig lagring av personopplysninger

Forsvarlig lagring av personopplysninger og tilstrekkelig personvern er altså både viktig for å opprettholde et godt omdømme, unngå bøter og ikke minst sikre et velfungerende demokratisk samfunn. Så, hvordan lagrer man personopplysninger på en forsvarlig måte som bedrift? Vi har samlet noen viktige og grunnleggende punkter. 

1. Kartlegging av hvilke data man besitter

Først og fremst bør du kartlegge hvilke personopplysninger du samler inn, og hvorfor du trenger dem. Dette kan for eksempel være navn, adresser, e-postadresser, telefonnumre, og andre identifiserbare opplysninger.

2. Sørg for sikker lagring

Deretter er det viktig å sørge for at disse dataene lagres på en sikker måte. Det kan man gjøre ved å benytte seg av kryptering, ved å ta regelmessige sikkerhetskopier (og sørge for at disse også er sikret), samt begrense tilgangen til personopplysningene til kun de som trenger det.

3. Oppdater sikkerhetssystemene dine

Sørg også for at alle systemer som lagrer personopplysninger er oppdaterte og beskyttet mot eventuelle sårbarheter. Dette inkluderer brannmurer, antivirusprogrammer, og andre sikkerhetstiltak.

4. Ha klare retningslinjer og prosedyrer

Som bedrift bør dere utvikle og implementere klare retningslinjer og interne prosedyrer for håndtering av personopplysninger. Disse retningslinjene bør omfatte rutiner for alt fra innsamling, lagring og tilgang til sletting av data.

5. Gi opplæring til ansatte

Sørg for at alle ansatte er godt informert om GDPR og bedriftens retningslinjer for håndtering av personopplysninger. Regelmessig opplæring kan bidra til å forhindre menneskelige feil som i sin tur kan føre til datalekkasjer.

Hvordan håndheves GDPR lovgivningen?

De første årene etter at GDPR trådte i kraft fokuserte myndighetene hovedsakelig på å overvåke markedsutviklingen og håndtere eldre saker som ikke var dekket av GDPR. Bortsett fra en bot på 400 000 euro mot et sykehus i 2018, var denne innledende perioden relativt moderat både når det gjelder antall og størrelse på bøtene. 

I 2022 ble store bøter imidlertid ilagt «Big Tech», og dette toppet seg i 2023 med den første milliard-boten som brakte totalbeløpet på bøter til over 4 milliarder euro! I den femte utgaven av advokatselskapet CMS Kluges GDPR Enforcement Tracker Report fra 1. mars 2024 er det registrert totalt 2 086 bøter, som er 510 flere enn man så i rapporten fra 2023. I rapporteringsperioden 2018-2024 lå bøtene i gjennomsnitt på 2 142 712 euro på tvers av alle land.

Slik jobber FrontCore med personvern i dag

I FrontCore tar vi personvern og datasikkerhet på største alvor. Siden GDPR trådte i kraft i 2018, har vi kontinuerlig oppdatert våre interne rutiner, dokumentasjon og juridiske retningslinjer, inkludert våre terms of service, personvernpolicy og databehandleravtaler, for å sikre at vi alltid er i tråd med gjeldende regelverk. Vi ser på GDPR ikke bare som et krav, men som en mulighet til å styrke både vår egen og våre kunders behandling av personopplysninger.

For å gjøre det enklere for våre kunder å overholde GDPR, har vi integrert funksjoner i både vårt system for kursadministrasjon og Learning Management System (LMS) som hjelper kurstilbydere med å behandle personopplysninger på en sikker og forsvarlig måte. Vår dedikasjon til personvern og datasikkerhet er en pågående prosess, og vi jobber kontinuerlig med å forbedre våre løsninger for å møte både dagens og fremtidens krav.

Dersom du er kunde hos oss, kan du være trygg på at FrontCore alltid overholder regelverket. Vi er her for å støtte deg i ditt arbeid med GDPR og står klare til å svare på spørsmål eller gi deg innsikt i våre prosesser når som helst. Kontakt oss her om du har noen spørsmål.

Kort oppsummert om personvern og GDPR

GDPR setter klare krav til hvordan personopplysninger skal håndteres, og det er avgjørende for enhver bedrift å følge disse retningslinjene for å beskytte individers personvern og unngå potensielle bøter og skade på omdømmet. Ved å kartlegge data, sørge for sikker lagring, oppdatere sikkerhetssystemer, ha klare retningslinjer, og gi opplæring til ansatte, kan du sikre at din bedrift håndterer personopplysninger på en forsvarlig måte.

Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den: