De 6 største tidstyvene for kurstilbydere – og hvordan du unngår dem

Tid er penger. Og der du finner penger, finner du også tyver luskende.

Tidstyver er av den sleskete typen. De er vanskelige å få øye på, men du merker at de er der. De sluker arbeidstimene dine og døgnets 24 timer strekker ikke lenger til. Og etterhvert som tiden går, vil tidstyvene påvirke virksomhetens resultater negativt.

Greier du å synliggjøre de største tidstyvene i virksomheten din, kan du konfrontere dem, jage dem unna og ta tilbake dagen din. Brått får du tid til de verdiskapende arbeidsoppgavene som virkelig betyr noe.

I dette blogginnlegget avslører vi de største og mest vanlige tidstyvene for kurstilbydere, samt gir deg tips til hvordan du kan kvitte deg med dem.

Manuell håndtering av påmeldinger og deltakere

Det er ingenting som føles bedre enn store mengder innkommende påmeldinger og fullbookede kurs.

Men driver du med manuell håndtering av påmeldinger og deltakere, har du en av de største tidstyvene hengende over deg.

Jo flere påmeldinger og deltakere du får på kurs, jo mer av tiden din stjeler tidstyven fra deg.

Påmeldingsstrømmen blir et tveegget sverd: På den ene siden øker virksomhetens inntekter, mens på den andre siden øker arbeidsmengden betraktelig for hver eneste deltaker som melder seg på.

Og arbeidet stopper ikke når håndteringen av påmeldingen er fullført. Deltakerne skal også følges opp, blant annet når det kommer til betalingstatus, oppmøte og formidling av viktig kursinformasjon.

Gjør du alt dette manuelt ved å flytte informasjon gjentatte ganger mellom dokumenter og systemer som ikke snakker sammen, kan du være sikker på at du taper store mengder tid som kunne vært på å skaffe enda flere deltakere til kursene dine.

Løsning

For det første bør du gå til anskaffelse av et påmeldingssystem som gjør det enkelt for deg å håndtere innkommende påmeldinger.

Er du lur, går du for et system som også lar deg følge opp deltakerne i etterkant. Selv om du ønsker at påmeldingene skal renne inn, vil du jo tross alt tilby profesjonell og effektiv deltakeroppfølging også.

Funksjonalitet du bør se etter er blant annet oversiktlige deltakerlister, oppmøte- og betalingsstatus på deltakerne, deltakerkommunikasjon og ventelistefunksjonalitet. Sistnevnte sparer deg ikke bare for tid, men øker også inntektspotensialet ditt. Og det sier du vel ikke nei takk til?

Utsteding av kursbevis

Utsteder du kursbevis? Da vet du at dette kan være en tidkrevende prosess.

Ikke bare må du lage selve kursbeviset og sette inn riktig deltakerinformasjon, men du må også bruke tid på å sende det ut. Noen ganger er du også nødt til å finne fram kursbeviset i etterkant og sende det ut på nytt. Og er du skikkelig iherdig, så må du eller kursinstruktøren signere hvert eneste kursbevis for hånd. PUH! Her er det mye manuelt arbeid som tar TID!

Løsning

Unngå å bruke separate systemer for de ulike stadiene i kursbevisutsteding. Velg et system som lar deg gjøre alt i ett og samme system, eller et system som lar deg feede informasjon på tvers av hverandre. Ønsker du signatur på kursbevisene dine, så sparer du mye tid på å velge en løsning som lar deg legge inn elektronisk signatur på kursbevisene.

Utføring av oppgaver bedriftskunden kan gjøre selv

Tilbyr du bedriftsinterne kurs? Da bruker du sannsynligvis en del tid på bookingprosessene knytte til disse.

Og du er ikke alene. Mange kurstilbydere har svært lite konverteringsoptimale og tidseffektive løsninger når det kommer til bedriftskunder og kursbooking. Ofte har de ikke en løsning overhode, og blir sittende med mye manuelt arbeid og telefoner og e-poster som går frem og tilbake. Kjenner du deg igjen? Da har du en tidstyv på besøk.

Løsning

Mange av oppgavene som er knyttet til bedriftskundene dine, kan enkelt gjøres av bedriftskunden selv gjennom en bookingløsning. Du kan spare mye tid på å la bedriftskundene dine foreta bookinger på dine kurs på egenhånd.

Og du trenger ikke bekymre deg for å legge kursbookingen over på kundene dine. Ofte foretrekker kunden selvbetjening, og det er ofte mye mer effektivt for begge parter. Mailer og telefoner fram og tilbake stjeler ikke bare av din tid, det også av kundens tid.

Dessuten: En slik bookingløsning for bedriftskunder vil ikke bare jage bort en av de mest ivrige tidstyvene dine, men den vil også øke kundelojaliteten og gi deg mulighet til å gi kundene tilleggsverdi.

Manuell utførelse av rutinearbeid som kan automatiseres

Hvor mange av arbeidsoppgavene dine er rent eller delvis rutinearbeid?

Antakeligvis en betydelig andel. Og bak enhver rutineoppgave sitter det en tidstyv og gnir seg fornøyd i hendene.

Tiden som går med på gjentakende arbeid øker med virksomhetens vekst og skaper en tung administrativ byrde for virksomheten. Det hindrer virksomheten i å bruke tid på verdiskapende aktiviteter og i å effektivt kunne følge opp kunder på viktige berøringspunkter gjennom hele kundereisen.

Denne tidstyven ønsker du virkelig å arrestere.

Løsning

Har du enda ikke automatisert rutineutsendelser av E-post og SMS, så er det her du bør begynne med automatiseringsarbeidet. Dette kan nemlig spare deg for enorme mengder med tid på sikt, og det finnes et bredt utvalg av løsninger som lar deg gjøre nettopp dette.

Ønsker du å spare enda mer ekstra tid, velger du et system som lar deg mate deltakerinformasjon og viktig kursinformasjon rett inn i utsendelsene dine uten at du trenger å løfte en finger. For gjør du ikke det, blir du sittende med den neste tidstyven…

Dobbelpunching og flytting av informasjon

Jeg vet ikke med deg, men selv jobber jeg i opptil ti ulike programmer og systemer daglig. Det mest irriterende jeg møter på, er mangelen på muligheter for å flytte informasjon fra ett system til et annet.

Gode muligheter for import og eksport er mellomløsningen på dette. Det gjør flyttejobben både enklere og raskere enn alternativet (kopiere og lime inn gjentatte ganger), men det blir fort krøll med formateringer og lite oversiktlig dersom det er snakk om store mengder data. Her må man virkelig ha tunga rett i munnen – og det tar tid å flytte informasjon fram og tilbake.

Løsningen

For meg har det å velge systemer med integrasjonsmuligheter vært svært tidsbesparende. Ved å gjøre dette slipper du å taste inn samme informasjon i flere systemer, og du slipper også å bruke tid på eksport og import av informasjon.

Manglende verktøy for effektiv kommunikasjon

Bruker virksomheten din mye tid på å kommunisere med kunder og deltakere? Jobber dere uten bruk av e-post-maler og flettefelt? Da har du en skikkelig tidstyv å arrestere.

Denne måten å drive på fungerer kanskje greit når dere har få deltakere å forholde deg til – Men når deltakerlisten begynner å vokse… Oh my!

Løsning

Det er en relativt enkel oppgave å arrestere denne tidstyven. Gå til anskaffelse av et system som lar deg kommunisere effektivt med deltakere og kunder, både på rutinebasis og utenfor rutine. For å spare mest mulig tid bør du se etter systemer som lar deg lage og bruke e-postmaler med flettefelt. Jo mer malbasert og jo flere funksjoner for automatisk mating av informasjon systemet har, jo mer tid kan du potensielt spare!

Så: Hva venter du på?

Nå som du har fått oversikt over hvilke potensielle tidstyver som stjeler verdifull tid fra virksomheten din, er det på tide å sette i gang med arrestasjonene. Ikke la tidstyvene slippe unna med tiden din!

Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den: