Slik gikk DGM Norge fra tungvinte prosesser til sømløs kursadministrasjon med FrontCore

DGM Norge er en ledende aktør innen sikkerhetsopplæring og sertifiseringer, spesielt innen farlig gods- og transportindustrien. Selskapet er en del av Dangerous Goods Management Group, en internasjonal franchise med kontorer i 33 land og over 65 lokasjoner. DGM er en totalleverandør av utstyr og tjenester for personer og firmaer som støter på problemer og utfordringer ved håndtering og transport av farlig gods. De tilbyr et stort spekter av kurs som dekker alle myndighetskrav innenfor farlig gods. Deres tjenester er kritiske for å sikre at kunder opererer i samsvar med nasjonale og internasjonale reguleringer.

Daglig leder Frode Enoksen, som også er hovedinstruktør i DGM Norge, har lang erfaring innen feltet og ser viktigheten av en strømlinjeformet administrasjon for å kunne levere best mulig opplæring til sine kunder. Han forteller at de tidligere brukte en løsning som var utfordrende på flere områder:

• Tungvint å bruke: Systemet var lite intuitivt og krevde mye manuelt arbeid.
• Lite fleksibilitet: DGM Norge tilbyr et bredt spekter av kurs, og det gamle systemet var ikke fleksibelt nok til å møte deres mange ulike behov.
• Manglende tilpasningsmuligheter: Det var også vanskelig å få gjort egne tilpasninger for å imøtekomme de unike behovene selskapet har. 

Jakten på den rette løsningen

I 2019 begynte DGM Norge å lete etter et nytt kursadministrasjonssystem som kunne dekke deres behov. De ønsket en aktør med lang erfaring og et godt omdømme innen kursadministrasjon, og FrontCore ble raskt en favoritt.

DGM Norge fikk muligheten til å teste løsningen før de kjøpte, noe som ga dem en trygghet i at systemet kunne møte deres behov på en god måte. FrontCore viste seg å være en løsning som kombinerer omfattende funksjonalitet med brukervennlighet. Systemet er komplekst, men samtidig visuelt intuitivt og oversiktlig.

Ettersom DGM Norge tilbyr et bredt spekter av kurs med ulike krav til administrasjon, var det også avgjørende for dem å finne en aktør som kunne gjøre nødvendige tilpasninger ved behov. Med et så variert kurstilbud er fleksibilitet en viktig faktor for å sikre effektiv kursadministrasjon. Også her så de at FrontCore kunne levere.

En annen stor fordel med FrontCore var hvor enkelt det var å integrere systemet med deres eksisterende nettsider. Kurskalender og påmeldingsskjemaer kunne raskt publiseres og holdes automatisk oppdatert, noe som ville redusere behovet for manuelle oppdateringer og spare dem for mye tid.

Implementering og skreddersydde løsninger

Overgangen til FrontCore gikk smidig, og DGM Norge fikk gjort flere nødvendige tilpasninger i denne overgangsfasen. Noen av disse var unike for deres behov, mens andre ble implementert som forbedringer som også andre FrontCore-kunder kan dra nytte av.

En viktig del av implementeringen var å sette opp FrontCores påmeldingsløsning på DGM Norges nettside. Enoksen beskriver integrasjonen som rask og enkel å sette opp. Etter implementering kunne de umiddelbart begynne å motta påmeldinger direkte fra egen nettside inn i FrontCore.

Målbare forbedringer med FrontCore

Siden implementeringen av FrontCore har DGM Norge opplevd store forbedringer i måten de administrerer kurs på. Tidligere tidkrevende og manuelle prosesser er nå automatisert, noe som har frigjort verdifull tid og ressurser.

• Effektiv administrasjon – Systemet er nå skreddersydd til deres spesifikke behov. De har fått tilpasninger som gjør at de kan håndtere sitt brede spekter av kurs mer effektivt.
• Tidsbesparelser – Der de tidligere måtte bruke mye tid på publisering og oppdatering av kurs, kan de nå publisere store mengder kurs på kort tid, uten tungvinte manuelle prosesser.
• Bedre dataflyt og oppfølging – Med strukturerte og korrekte data ved påmelding får de bedre innsikt i deltakerdata og kursdeltakelse, noe som gjør det enklere å følge opp deltakere og sikre at de får god og riktig oppfølging ved kursdeltakelse.
• Kundene kommer tilbake – Med automatiske varslinger når det er på tide for deltakere å fornye sertifiseringene sine, sikrer DGM Norge at kundene vender tilbake for videre kurs. Den automatiske oppfølgingen er ikke bare god kundeservice, men skaper også ekstra inntekt til virksomheten – uten ekstra arbeid.

Pålitelig leverandør

Som for alle andre kurs- og opplæringstilbydere, er det for DGM Norge viktig å ha et stabilt system som fungerer uten avbrudd. Daglig leder forteller at han ikke kan huske at systemet har vært nede. Dette gir en ekstra trygghet både for dem og kundene deres.

I tillegg til stabilitet er det viktig å ha en leverandør som er tilgjengelig og behjelpelig når noe uventet skjer. Enoksen understreker at det er enkelt å levere under vanlige omstendigheter, men det er måten en leverandør håndterer utfordringer på når noe uventet oppstår, som virkelig viser om de er gode eller dårlige. På dette punktet mener han at FrontCore leverer svært godt. Han beskriver at de rask får kontakt når noe oppstår, og at problemene blir løst effektivt.

FrontCore har også vært en viktig bidragsyter i DGM Norges nylige resertifisering av IATA, et akkrediteringsorgan for kurs innen farlig gods i luftfart. Faktisk har DGM blitt rangert som «IATA Top ten training school» ved flere anledninger. For å få denne godkjenningen må de som kurstilbyder oppfylle strenge krav, og Enoksen trekker frem hvordan FrontCore har bidratt til at kursadministrasjonen deres holder høy standard og er i samsvar med kravene. Dette har gjort det mulig for DGM Norge å tilby kursene sine med IATA-godkjenning uten anmerkninger.

Anbefaler FrontCore til andre i bransjen

Daglig leder forteller at DGM Norge allerede har anbefalt FrontCore til flere andre kursleverandører, og noen av dem har allerede tatt systemet i bruk basert på deres positive erfaringer. Dette gjelder også andre avdelinger i DGM-nettverket.

For de som vurderer et mer brukervennlig og effektivt kursadministrasjonssystem, anbefaler DGM Norge å teste FrontCore gratis og oppleve fordelene selv.