Det er nemlig ikke alltid det å jobbe hardere er løsningen for å øke egen produktivitet. Noen ganger må man rett og slett bare jobbe smartere.

Her har du 5 ting du kan gjøre for å få en mer produktiv arbeidsdag uten å måtte legge inn ekstra timer med arbeid.

1. Lag ny strategi for gjøremålslister

De aller fleste bruker ulike varianter av gjøremålslister, ofte kalt «to-do»-lister – enten det er post-it-lapper, i et Excel-dokument eller et program for oppgavebehandling. Det er flere ting du kan gjøre for at gjøremålslistene skal hjelpe deg med å bli mer effektiv.

Prioritér og begrens antall gjøremål

“It’s not always that we need to do more but rather that we need to focus on less.”
– Nathan W. Morris

Det høres kanskje motstridende ut, men det å begrense antall punkter du tilfører din gjøremålsliste kan være en effektiv metode for å øke produktivitet.

En god fremgangsmåte for å begrense antall punkter på gjøremålslisten din, er å velge ut én til tre «Viktigste Oppgaver» – Heretter kalt VO’er. VO’ene er gjerne store, kompliserte og tidkrevende oppgaver som det er nødvendig å få unnagjort denne dagen. Disse er av typen «må bli igjen på jobb fram til dette er ferdigstilt»-oppgaver.

VO’ene setter du øverst på gjøremålslisten din. Det er disse oppgavene du skal begynne på så fort du ankommer jobb. Utsetter du å gjøre VO’ene dine til senere på dagen, risikerer du å bli sittende fast i andre oppgaver og gå tom for tid til å gjøre det som faktisk er viktig.

Resten av gjøremålslisten din kan du fylle opp med mindre viktige oppgaver som du kan gripe fatt på først når du er ferdig med dine VO’er. Fordi disse oppgavene er mindre viktig, kan du fint flytte dem over på gjøremålslisten for neste dag dersom du ikke rekker å få dem unnagjort.

Ved å jobbe på denne måten vil du garantert oppleve at du føler deg mye mer produktiv på slutten av en arbeidsdag.

Skriv «To-do»-listen kvelden før

Et annet tips for «to-do»-lister som reduserer arbeidsrelatert stress (som forstyrrer produktiviteten din), er å skrive gjøremålslisten kvelden før. Det er to grunner til at du bør gjøre dette:

1. Du slipper å ende opp med å ligge natten lang og planlegge hvordan du skal legge opp neste dag. Ved å skrive gjøremålslisten kvelden før blir det enklere å slappe av og få en god natt søvn.
2. Du slipper å kaste bort tid på morgenen på å sortere tankene dine fra kvelden før, samt sløse tid fordi du ikke vet hvor du skal begynne. Kom heller på jobb og start rett på dine VO’er.

Fokusér på én dag

Siste gjøremålsliste-tips er å fokusere på én dag av gangen. Separer dine gjøremål for dagen fra din overordnede gjøremålsliste.

I den overordnede listen skriver du ned gjøremål som må utføres på ett eller annet tidspunkt og som du ikke har lyst til å glemme. Ikke bland disse inn i din daglige liste – de vil forstyrre deg og få deg til å føle at du er enda mer travel enn det du allerede er.

Når du kvelden før en arbeidsdag skriver ned din daglige liste, kan du inkludere noen punkter fra den overordnede gjøremålslisten som du kan gripe fatt på når dine VO’er er unnagjort.

Dette lar deg fokusere på det du må gjøre den spesifikke dagen, men gir deg også mulighet til å huske på de små oppgavene som du vet at må gjøres en dag.

2. Planlegg pauser

Vitenskapen viser at det er viktig å planlegge pauser i løpet av arbeidsdagen. Små avbrekk er sunne for hjernen og øker effektiviteten din. Regelmessige to-minutterspauser kan faktisk øke effektiviteten din med mer enn ti prosent.

Sett av tid til korte pauser med jevne mellomrom i løpet av arbeidsdagen. Sett gjerne på påminnelser for når du skal ta pausene, slik at du ikke blir sittende og se på klokka eller glemmer å ta pausene dine.

Pauser er mest effektive når du bruker dem på noe annet enn å sitte foran PC-skjermen. Gå og forsyn deg med kaffe, snakk med en kollega eller beveg deg rundt på arbeidsplassen. Studier viser at tid borte fra skjermen har positiv påvirkning på effekten i arbeidet etter at pausen er over.

3. Finn tidstyvene dine

Hvis du sliter med å være produktiv, er det en god idé å starte med å analysere hva (eller hvem…) som er tidstyvene dine.

Dette kan du gjøre ved å se på hvordan du bruker tiden din i løpet av en dag og se etter mønstre. Kanskje finner du ut at du stadig sjekker varsler på Facebook, at pausene dine går fra å være korte til å bli lange, eller at du bruker mye tid på oppgaver som kunne vært gjort av en programvare.

Sistnevnte bringer oss over til neste punkt.

4. Bruk teknologi for å automatisere rutineoppgaver

Hvorfor bruke tid på å gjøre rutineoppgaver manuelt når det finnes teknologi som gjøre det for deg?

Det finnes tekniske plattformer for nesten alle aspekter ved en virksomhet – prosjektledelse, kunderelasjonshåndtering, kursadministrasjon, regnskap, mailutsendelser og mer. Det er viktig å holde øynene og ørene åpne for ny teknologi og omfavne den teknologien som kan avlaste deg.

Teknologi betyr ofte effektivisering av innsats og automatisering av kjedelig arbeid. Dette frigjør tid som du kan bruke på viktigere og mer produktive oppgaver.

5. Gjør én ting av gangen

Altfor mange tror at de vil oppnå mer hvis de gjør så mange ting som mulig samtidig. Sannheten er en annen.

Hvis du vil jobbe smartere, må du kutte ut multitasking. Multitasking er en distraksjon: Fokuset ditt blir spredt utover og du gir ikke hver enkelt oppgave den fulle oppmerksomheten den fortjener. Dette gjør deg mindre produktiv enn om du hadde gjort én ting av gangen.

Slutt å gjør mange ting halvveis. Følg gjøremålslisten din og fullfør én oppgave før du går videre til neste.

Klar for en mer produktiv arbeidshverdag?

Kanskje gjør du allerede noen eller alle disse tingene, men sannsynligheten for at du kan jobbe mer strukturert med en eller flere av punktene er stor.

Sett i gang allerede i dag og se produktiviteten din øke i morgen. Lykke til!

Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den!

Relaterte artikler