Hvordan holde en medarbeidersamtale?

Medarbeidersamtaler er en viktig del av jobben som en god leder og fremmer både medarbeiderutvikling, læring og trivsel. En vellykket medarbeidersamtale styrker dessuten forholdet mellom leder og medarbeider og hjelper til med å skape en felles forståelse av mål og forventninger. Vi har satt sammen en guide til hvordan du kan gjennomføre en effektiv medarbeidersamtale, for å legge et godt grunnlag for vekst og utvikling i bedriften. 

 

Hva er en medarbeidersamtale?

En medarbeidersamtale er ganske enkelt en strukturert samtale mellom leder og medarbeider der man kan diskutere åpent om arbeidsoppgaver, trivsel, mål og utviklingsmuligheter. Formålet er å sikre at begge parter har en felles forståelse for arbeidssituasjonen og forventningene fremover. Samtidig er dette en flott arena for å kunne lufte problemstillinger eller stille spørsmål knyttet til stort og smått i arbeidshverdagen. 

Hvor ofte skal man ha en medarbeidersamtale?

Det anbefales å gjennomføre medarbeidersamtaler minst én gang i året. Hyppigere samtaler, som kvartalvise eller halvårlige møter, kan være et godt utgangspunkt for å sikre kontinuerlig oppfølging og justering av mål og tiltak.

 

Hvordan forberede til en medarbeidersamtale?

Planlegging og innkalling

En god medarbeidersamtale starter med god planlegging. Sett av nok tid, gjerne en time, og send ut innkalling tidlig slik at både arbeidstaker og du som leder kan forberede deg. Dette gir gode forutsetninger, slik at dere slipper andre unødvendige forstyrrelsesmomenter. 

Skap trygge rammer

Velg et rolig og nøytralt sted, som for eksempel et møterom, hvor samtalen kan foregå uforstyrret og uavbrutt. Legg til rette for en trygg og fortrolig atmosfære slik at medarbeideren føler seg komfortabel med å dele sine tanker og følelser åpent. Det er også en god idé å presisere at formålet med samtalen er å forbedre arbeidsmiljøet og støtte deres utvikling som team. 

Forberedelse for begge parter

Som leder bør du ha en klar agenda med spesifikke diskusjonspunkter eller konkrete spørsmål. Gå gjerne gjennom tidligere samtaler, medarbeiderens prestasjoner og identifisere fokusområder og utviklingsbehov. Medarbeideren bør også forberede seg ved å reflektere over sitt arbeid, utfordringer, mål og ønsker for fremtiden. Mange synes det fungerer godt å sende ut et skjema med spørsmål i forkant, slik at medarbeideren kan ta seg tid til å svare i ro og mak, for så å gå igjennom disse svarene sammen. 

Gjennomføring av samtalen: Struktur og oppsett

Når det kommer til å gjennomføre medarbeidersamtalen i praksis, har vi samlet en liste over tips og fokusområder for deg som skal holde medarbeidersamtale. 

Åpne samtalen

Start samtalen med en vennlig og positiv tone. Forklar formålet med møtet og hva du håper å oppnå. Spør også gjerne medarbeideren om de har noe spesielt de ønsker å få ut av samtalen. Dette setter en god stemning og gir en følelse av trygghet.

Trivsel og arbeidsmiljø

Spør medarbeideren om hvordan de trives på jobb. Dette er et fint tema å innlede samtalen med. Hvordan opplever vedkommende arbeidsmiljøet og samarbeidet med kolleger? Lytt aktivt til deres tilbakemeldinger og vær oppmerksom på eventuelle utfordringer eller problemer. 

Dette er verdifull innsikt som kan brukes til å forbedre arbeidsmiljøet. Ikke minst er det avgjørende å ta arbeidernes trivsel på alvor for at de skal føle seg sett og i det hele tatt bli værende på arbeidsplassen. 

Interessert i å lære mer? Les vår artikkel om Hva som kjennetegner en god leder!

Arbeidsoppgaver og målsetting

Gå gjennom de daglige arbeidsoppgavene og snakk gjerne om hvordan disse utføres. Sett nye mål for den kommende perioden og diskuter hvordan disse kortsiktige målene kan nås. Det er viktig at disse er både konkrete og oppnåelige. Videre kan samtalene peile inn på hvordan disse delmålene og medarbeiderens gode innsats bidrar til organisasjonens overordnede mål.

Utvikling og kompetanseheving

Spør åpne spørsmål om medarbeiderens karrieremål, behov og ønsker for utvikling. Hvilke kurs, webinarer eller prosjekter kan bidra til deres vekst? Her kan man gjerne skrive ned noen punkter som kan brukes til å utarbeide en plan for kompetanseutvikling som er i tråd med både medarbeiderens og organisasjonens behov. Alle bedrifter som ønsker å lykkes, bør nemlig prioritere læring. Dette kan for eksempel gjøres via vår læringsplattform, som kan være et uvurderlig verktøy for å administrere kurs, spore fremgang og sikre at kompetanseutviklingen er målrettet og effektiv.

Tilbakemeldinger

Gi konkrete og konstruktive tilbakemeldinger på positiv fremgang og prestasjoner, men også områder med forbedringspotensial. Bruk gjerne praktiske eksempler fra virkeligheten for å gjøre tilbakemeldingene mer håndgripelige. Det er viktig at disse tilbakemeldingene er balanserte, med fokus på både styrker og områder for forbedring og utvikling. Samtidig er det også essensielt at du oppmuntrer til åpen dialog begge veier, og gir medarbeideren mulighet til å gi tilbakemeldinger til deg som leder.

Lønnssamtale (hvis aktuelt)

Dersom lønn skal diskuteres, er det lurt å ta dette som et eget punkt mot slutten av samtalen. Forklar hvordan lønnsjusteringer skjer og hva som påvirker en slik prosess hos dere. Her transparens et nøkkelord! Diskuter forventninger til lønn og hvordan medarbeiderens innsats og ansvar også påvirker lønnsutviklingen.

 

Mal for spørsmål til en medarbeidersamtale

Nå som vi har tatt for oss hvordan en medarbeidersamtale kan settes opp, kan vi se nærmere på konkrete spørsmål som kan formuleres. Her har vi samlet noen vanlige diskusjonspunkter, som kan brukes som mal for spørsmål til en medarbeidersamtale. 

1. Statusgjennomgang

Formål: Tilbakeblikk på året som har gått, basert på forrige medarbeidersamtale.

• Hvordan vurderer du dine prestasjoner det siste året?
• Har du nådd de målene vi satte i fjor?
• Hvilke utfordringer har du møtt, og hvordan har du løst dem?

2. Mål og planer

Formål: Diskutere bedriftens og teamets mål for det kommende året, og hvordan de påvirker medarbeideren.

• Hva er de viktigste målene for vår avdeling neste år?
• Hvordan ser du din rolle i å nå disse målene?
• Har du forslag til hvordan vi kan jobbe mer effektivt?

3. Arbeidsoppgaver

Formål: Vurdere nåværende arbeidsoppgaver og eventuelle nye oppgaver.

• Hvordan opplever du dine nåværende arbeidsoppgaver?
• Er det oppgaver du ønsker å ta mer ansvar for eller lære mer om?
• Hvilke nye oppgaver ser du som spennende og utfordrende?

4. Kompetanse

Formål: Evaluere status for kompetanseutvikling og identifisere behov.

a) Status og utviklingsplan

• Hvilke kompetanseutviklingstiltak har du gjennomført det siste året?
• Hva har du lært, og hvordan har du anvendt denne kunnskapen i ditt arbeid?
• Er det tiltak som ikke ble gjennomført? Hvorfor?

b) Kompetansebehov

• Hvilke ferdigheter ønsker du å utvikle videre?
• Har du forslag til kurs eller opplæring som kan hjelpe deg i din rolle?
• Hvordan kan vi støtte deg i din kompetanseutvikling?

5. Arbeidsmiljø og samspill

Formål: Vurdere arbeidsmiljø og samarbeid.

a) Arbeidsmiljø

• Hvordan trives du i arbeidsmiljøet?
• Hvordan opplever du arbeidsbelastningen?

b) Samarbeid

• Hvordan opplever du samarbeidet med kollegaer?
• Er det noe vi kan gjøre for å forbedre samarbeidet?

c) Medarbeider – leder

• Hvordan opplever du kommunikasjonen mellom oss?
• Har du forslag til hvordan vi kan forbedre vårt samarbeid?

6. Karriereutvikling

Formål: Diskutere medarbeiderens karriereutvikling og fremtidige muligheter.

• Hvor ser du deg selv om 1, 3 og 5 år?
• Hvilke karrieremål har du på kort og lang sikt?
• Hvordan kan vi støtte deg i å nå disse målene?

 

Avslutning og videre oppfølging 

Oppsummering og positiv avslutning

Avslutt gjerne samtalen med en oppsummering av hovedpunktene. Sørg for at begge parter er enige om hva som ble diskutert og hvilke tiltak som er avtalt. Dokumenter dette skriftlig for å sikre at ingenting blir glemt og for å ha en referanse til fremtidige samtaler.

Glem ikke å uttrykke takknemlighet for medarbeiderens innsats og engasjement! Uavhengig av hva som ble diskutert under samtalen er det som regel lurt å avslutte med en positiv og optimistisk tone. Oppmuntre dem til å fortsette den gode jobben og vær tydelig på at du setter pris på deres bidrag til virksomheten.

Dokumentasjon og notater

Dette kan kanskje være lett å glemme, men sørg for å dokumentere de viktigste punktene og avtalene fra samtalen på et vis. På den måten har du en klar referanse for oppfølging og fremtidige medarbeidersamtaler. 

Obs! Det er viktig at denne typen dokumentasjon er nøyaktig og tilgjengelig for begge parter, og at den lagres sikkert i henhold til gjeldende personvernregler.

Regelmessig oppfølging

Etter at samtalen er gjennomført, er siste steg i prosessen å følge opp de avtalte tiltakene og målene regelmessig. Dette kan gjøres gjennom formelle møter eller mer uformelle samtaler, så her kan man velge det formatet som passer best til deres bedriftskultur. Det er imidlertid viktig at oppfølgingen ikke neglisjeres, da dette også viser at du som leder er engasjert i medarbeiderens utvikling og trivsel!

Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den: