7 tegn på at du trenger et kursadministrativt system

Systemer som forenkler og effektiviserer kursadministrasjon er allerede blitt et «must» for mange kursvirksomheter. Men trenger din virksomhet egentlig et slikt system? Kjenner du deg igjen i mer enn 3 av disse tegnene, så er tør jeg å påstå at svaret er ja!

Hva er og hvordan fungerer et kursadministrativt system?

Først og fremst er et kursadministrativt system, Training Management System eller bare TMS, er en programvare for administrasjon, dukumentasjon, kommunikasjon og rapportering av instruktørledede kurs, altså et kursadministrativt system. Kort fortalt er et TMS en strømlinjeformet versjon av alt det du allerede gjør på daglig basis. Systemet er designet for å organisere din kursleveranse og optimalisere det kommersielle aspektet av din kursvirksomhet.

Se for deg å kunne styre hele kursvirksomheten din fra ett sentralt knutepunkt. I virkeligheten er dette helt oppnåelig – i stedet for å sy sammen et lappeteppe med forskjellige programmer og systemer for å administrere forskjellige oppgaver, tilbyr en TMS en enhetlig løsning. Ved bruk av et slikt system, trenger du ikke lengre å manuelt legge inn de samme dataene på flere plattformer – gang på gang. En administrasjonsprogramvare lar deg planlegge kurs, spore betalinger, kommunisere med deltakere og lage kursdiplom. Automatiseringen av mange manuelle prosesser som de nevnt over, gir deg en sømløs og stressfri hverfag, fordi alle aspekter ved bedriften er koblet sammen og synkronisert med hverandre.

Tiden du sparer på administrative oppgaver kan brukes på å få fart i kursvirksomheten din. Du får verdifull innsikt ved hjelp av programvaren, som gir deg fordeler over konkurrentene dine også! Resultatet blir en oppdatert, responsiv og effektiv kursvirksomhet.

1. Tiden din slukes av administrative oppgaver

Å drive en kursvirksomhet bringer med seg mange administrative oppgaver. Kanskje du kjenner deg igjen i at:

• Teamet ditt registrerer deltakere manuelt
• Påmeldinger mottas per e-post
• Dere utsteder kursbevis manuelt
• Fakturaer må manuelt både opprettes og sendes ut

Dette er alle oppgaver som er ekstremt tidkrevende. La oss se på et eksempel. Si at du bruker 5 minutter på å registrere all deltakerinfo og booke inn èn deltaker på ett kurs. Videre sier vi at dere har 300 deltakere til sammen i løpet av et år. Med dette regnestykket bruker du 1500 minutter til sammen på deltakerregistrering i året. Det vil si hele 25 timer. På registrering av deltakere alene!

Og det er nøyaktig slike prosesser som et kursadministrativt system vil hjelpe deg med å effektivisere. I eksempelet overfor vil et slikt system sørge for at deltakeren selv fyller inn all nødvendig informasjon gjennom et påmeldingsskjema. Informasjonen feedes så automatisk inn i ditt kursadministrative system, der du kan holde deg oppdatert på påmeldingene uten å måtte løfte så mye som en finger.

Med et TMS vil alle slike aspekter ved kursadministrasjon håndteres i ett og samme system og din bedrift vil kunne spare enormt mye tid. Du får tilgang til og kontroll over alle viktige aspekter ved din kursvirksomhet, i tillegg til automatisering av mange tidkrevende prosesser, som for eksempel registrering av deltakere. Automatiseringen av disse prosessene frigir tid til verdiskapende aktiviteter som salg, markedsføring og forbedring av kurstilbudet.

2. Bedriften din har mange systemer som ikke snakker sammen

Håndterer du ett system for fakturering, ett for påmelding og ett for kommunikasjon med deltakerne? Snakker de i tillegg ikke sammen, så du ender opp med å legge inn samme informasjon flere steder? Du er ikke alene.

Mange systemer og programmer har ikke integrasjonsmuligheter med andre systemer, og man ender derfor opp med dobbelt arbeid. For eksempel har du kanskje ett system der du legger inn informasjonen til deltakerne for å registrere de inn, og et annet der du må legge inn informasjonen på nytt for å få opprettet faktura? Dette stjeler både mye tid og kan være frustrerende.

Mange kursadministrative systemer vil for det første ha flere prosesser i samme system. I tillegg vil det i noen tilfeller være satt opp integrasjonsmuligheter for andre programvarer som ikke er en del av systemet, slik vi har i FrontCore. Du vil dermed erstatte mange systemer som ikke snakker sammen, med ett som er delvis eller fullstendig integrert!

3. Tallbaserte data mangler

For å ta gode avgjørelser for din bedrift, er det viktig at disse avgjørelsene baserer seg på data. Hvilke kurs har gjort det best og burde få en større satsning? Hvilke lokasjoner er de mest lønnsomme? Hvor mange deltakere trengs for å oppnå profitt? Alle disse spørsmålene kan du få svar på ved å bruke innebygde rapporteringssystem.

Mangel på rask innsikt i viktige resultatindikatorer for å ta gode beslutninger kan være kostbart for kursbedriften. Dette er fordi det i en konkurranseutsatt bransje, som kursbransjen, er viktig at beslutninger som tas er de mest lønnsomme for bedriften. Med et kursadministrativt system vil du få rapporter på inntjeningen på forskjellige typer kurs, i tillegg til de oppmøtebaserte og e-læring om du har dette. ​Dette vil kunne gi deg grunnlaget du trenger for å ta gode og lønnsomme beslutninger videre!

4. Kommunikasjonen med kursdeltakerne er ineffektiv og tidkrevende

Du er ikke alene om å bruke mye av tiden din på å kommunisere med kursdeltakere. Det er mye viktig informasjon som må ut, og mange spørsmål fra deltakerne som fører til at dette krever mye tid. Du er kanskje kjent med å bruke masse tid på å sende ut e-poster med informasjon, eller svare på mail med spørsmål fra deltakere dagen lang?

Ved hjelp av et TMS kan du sende automatiserte e-poster med informasjon til deltakerne. Det vil si at de mottar all informasjon de trenger uten at du trenger å manuelt sende den ut. E-postene sendes automatisk ut i det deltakeren melder seg på kurset, og vil sendes ut i et tidsintervall du selv bestemmer til kursets oppstart. Dette reduserer antallet e-poster du og ditt team må svare på. Videre vil ikke en slik funksjon bare spare deg for tid, men det vil også øke troverdigheten og kvaliteten på kommunikasjonen.

5. Påmeldinger og deltakerinfo mottas via e-post eller telefon

Manuell påmelding og innhenting av deltakerinformasjon er kanskje en av de største tidstyvene i kursbransjen. Det er mye informasjon som skal legges inn, og kanskje må du også legge den inn i flere systemer? Du vet sikkert selv hvor lang tid du bruker på å registrere inn en deltaker, men la oss si at det til sammen tar 10 minutter å legge inn alt av informasjon om en deltaker i alle systemer. Om vi bruker samme eksempel som tidligere, med 300 deltakere i året, er det hele 50 timer brukt på manuell registrering! Dette er åpenbart tid som gjerne kunne vært brukt på andre og mer verdiskapende oppgaver for bedriften.

Med et integrert påmeldingssystem i et TMS vil kursdeltakeren selv fylle ut all nødvendig informasjon, som deretter legges rett inn i systemet. På denne måten automatiseres hele påmeldingsprosessen og du får færre e-poster, mindre jobb og mer tid til å utføre mer verdiskapende oppgaver for bedriften!

6. Fakturering er en stor tidstyv

Det viktigste for å drive en bedrift, er å motta inntekt. For din kursbedrift betyr dette fakturainnbetalinger fra deltakere. Problemet er at disse fakturaene både må settes opp, sendes ut og følges opp, noe som er en tidkrevende prosess. Du har sikkert selv erfaring med tiden det tar å opprette fakturaer, legge inn alt av personinfo på fakturaen, sjekke opp om betalinger er mottatt, sende ut purringer og så videre.

Ved hjelp av et TMS kan faktura automatisk opprettes for hver deltaker med en gang de melder seg opp til et kurs. Deltakerne registrerer selv all nødvendig informasjon ved påmelding, som automatisk legges rett inn på faktura. Du trenger altså ikke skrive inn noe selv! Alt du trenger å gjøre er å gå inn på programvaren for å få oversikt over hvem som har betalt og ikke. Dette fører ikke bare til mye tid spart, men også til mindre feil i prosessen og en smidigere prosess!

7. Bedriften har ineffektive systemer for å legge inn kurs i markedsføringskanaler

Mange kursbedrifter har ineffektive systemer og prosesser for å legge inn og oppdatere kurs til deres markedsføringskanaler. Dette er en viktig funksjon fordi det er her deltakerne finner kursene, og om deltakerne ikke finner kursene, blir det jo ingen påmeldte. Kanskje har du allerede en kursoversikt på nettsiden, men du må inn og manuelt oppdatere beskrivelser, datoer, lokasjon osv?

Uansett om du har et tidkrevende system for dette eller ikke noe system i det hele tatt, vil det å publisere kursinformasjonen gjennom et kursadministrativt system føre til automatisk publisering av beskrivelser, datoer og lokasjoner både på egen nettside og på Kursguiden.no. Potensielle deltakere vil da alltid få oppdatert informasjon ved påmelding! Dette fører ikke bare til mer konktinuitet i kommunikasjonen ut til potensielle deltakere, men også til mindre feilmargin ved å legge ut informasjonen en gang i forhold til flere.

Høres dette kjent ut?

Kjenner du deg igjen i flere av punktene over, er kanskje tiden moden for å gå til anskaffelse av et kursadministrativt system. For å oppsummere vil et TMS spare deg for tid ved å automatisere prosesser som fakturering, rapportering, utsendelser og kommunikasjon med deltakerne.

Er du interessert i å se hva et kursadministrativt system kan gjøre for deg, kan du prøve FrontCore helt gratis her!

Likte du denne artikkelen? Ikke glem å dele den: